コロナワクチン

21/4/7 自治体向け操作説明会のアーカイブと質問の回答

最終更新日:2021年4月14日

この記事は、音声認識システムやLINEミニアプリなどの先端システムを使って、『お問い合わせ革命』を実現する株式会社サイシードが作成しています。

代表 中村
サイシード代表の中村です。
3/9に一次締切で申し込みを頂いた自治体様には各種アカウントを発行しました。その後、2回操作説明会を開催しております。
こちらの操作説明会にリアルタイムで参加できなかった方、もう一度見返したい方はぜひこちらの記事をご覧ください。

急ぎ見積もりが必要な方は、こちらのフォームよりお問い合わせください。
>>ワクチン接種予約システムの予算お見積りフォーム

また、弊社サイシードが提供する予約管理システムに関する情報は全てこちらのページにまとめているので、合わせてご確認ください。

自治体向け操作説明会の概要

予約管理システム・住民向け予約サイト・AIチャットボットの操作方法を説明する説明会を開催しましたので、そのアーカイブを掲載します。

21/4/7に開催した操作説明会(最新)

21/4/07_自治体向け操作説明会

21/3/10に開催した操作説明会

21/3/11_自治体向け操作説明会

サイシードの予約管理システムの仕組み

単一クラウドサービスのイメージ

サイシードの予約管理システムは 単一のクラウドサービスとして、全自治体に同じシステムを提供しています。
したがって、自治体ごとに「カスタマイズ」することは出来ません
正確に言うと、カスタマイズした瞬間に本流から外れ、別サービスとして運営していく必要があるので、現実的に対応できません。
したがって機能の改修や拡充は本流をアップデートする必要があり、システムを利用する全自治体に影響があります。
逆に言うと、機能をアップデートすると全自治体がその恩恵を受けられる仕組みになっていて、それがクラウドサービスの一番のメリットです。

本流のアップデート計画

上記のような制約があるため、個別自治体からの要望をそのまま受け入れることはできず、他自治体への影響と開発にかかる期間などを総合的に鑑みて、
・リクエストされた機能を開発するか否か
・開発する場合は、どの程度の優先度で行うか
は弊社側で判断をしていくことになります。

また、ワクチンを巡る情勢が変わることで、弊社側の開発計画も必然的に変わっていきますので、自治体の皆様にはご不便をおかけしますが、なるべく早く情報を共有するのでご了承ください。
(多少の変更があっても、最初に決めた仕様だけしか提供しないより圧倒的にメリットがあると考えています)

現段階での開発計画は、下記の開発ロードマップで紹介しています。

説明会中およびアンケートでいただいた質問への回答

4/7、3/10、3/11ともたくさんの質問をいただきました。時間内に回答できたもの出来なかったもの含めて、質問と回答を日別に掲載いたします。
※質問は誤字脱字含めて原文のママ掲載しております。

4/7の質問と回答

Q,同一会場でも日にちによって条件が異なる場合は、その都度別会場として登録が必要ですか?
A,いいえ、条件によりますが、基本的には予約枠ごとに設定していただけます。

Q,全ての予約枠が埋まっている状態で、住民がWebやIVRで予約をした場合に、予約枠がいっぱいであることをトップ画面で表示または音声でアナウンスする予定はありますか?
A,Web、IVRともに実装予定はありません。

Q,接種希望日の選択画面(カレンダー)で、予約状況が分かるように〇、△、✕などで表示できるようにしてほしい。
A,予約できない日付けはグレーアウトしてわかりやすくするので、頂いた対応は行いません。

Q,1回目の予約実施時に2回目の予約を取ることが可能になる仕様もあると聞いていますが、その場合の2回目の予約の取り方については、どのタイミングでどのようにじっしするのでしょうか?
A,1回目の予約後、同様の予約操作を2回繰り返していただく形になります。

Q,有効接種兼一括登録は自治体番号、券番号、生年月日のみとなってますが、本人の名前等はどのように登録するのですか?本人がスマホ等で予約の際は登録するのだと思いますが、いきなり電話で予約の受付をする際は聞き取りをして入力するということでしょうか?
A,ご認識の通りです。予約時に聞き取りをお願いします。

Q,日付から会場を選べるように改修できますでしょうか。
Web予約でもコールセンターでも、希望会場の希望日が空いていなかった後の別会場検索に時間がかかるかと思います。
A,5月以降に日付からの検索機能を追加予定です。

Q,パスワードが分からなくなった場合の初期化方法を教えてください
A,有効接種券一覧から接種券番号を検索し、生年月日を再登録することでリセットできます。本人確認のオペレーションは自治体ごとにご検討ください。

Q,予約受付の開始日時を指定する方法は?
例)4月23日午後1時から予約受付を開始したい
A,開始日時の設定機能はありません。
接種券の送付時に開始日のアナウンス、前日まで接種券番号をアップロードしないといった対応をお願いします。
実装予定のお知らせ機能もご活用ください。

Q,2回同時予約可の場合の予約方法も教えてください。
A,※重複した質問なので割愛

Q,マイページからの予約変更については当日接種予定も含め、随時更新されるのでしょうか。
A,はい、住民向け予約サイトと管理画面の情報はリアルタイムで更新されます。

Q,住民向けのWEBでは変更処理ができますが、管理画面にて変更を受け付ける時は、一度キャンセルをしてから新規予約をするということでしょうか。
A,はい、管理画面では一度キャンセルをしてから再予約をお願いします。

Q,VRSから予約管理システムにCSVで接種実績を登録する場合の手順をご教示ください。
A,接種実績の一括登録はVRS用のフォーマットを変換するよりも、接種実績一覧を一度DLしてからそのcsvを編集してアップロードする方が早いと思います。【ライブでの回答を補足しました】

Q,リマインドメールはSMSに対応しているのでしょうか。
A,いいえ、対応しておりません。

Q,市民以外の受付は可能でしょうか?
A,住所地外接種についてのご質問としてお答えします。まず住民側でコロナワクチンナビで住所地外接種の申請をしていただきます。その申請を元に自治体は接種券を再発行し、システムに登録いただければ予約を受け付けます。
再発行しない場合でも他の自治体番号の接種券番号もシステムに登録できますが、この場合は予約サイトからの予約はできず、コールセンターで対応いただきます。

Q,ユーザー側から予約のキャンセルが随時できるが、当日などの一方的なキャンセルに対する制限や運用方法を教えてください。
A,無断キャンセル等には予約枠に余裕を持たせたり、その日に接種できるリストを作っておくなど、オペレーションでの対応をお願いします。【ライブでの回答を補足しました】

Q,トップ画面に住民向けメッセージを掲載できないか。例)予約開始は○月○日○時からです。例)予約枠は全て終了しました。
A,ティザーサイトもしくは、お知らせ機能をご利用ください。

Q,希望日時を選択する画面でカレンダーが表示されるが、接種日と非接種日の区別はつかないのか?
A,予約できる枠のない日はグレー表示され選択できないようにアップデート予定です。

Q,システムの新機能として、1回目、2回目同時予約できるようになったと認識しておりますが、当面の運用として1回目接種完了後に2回目の予約を受け付ける形を考えております。この場合の設定方法・変更方法を教えてください。
A,管理画面の操作の変更の必要はありません。

Q,予約枠を「公開」にすると、住民向けWEBおよびコールセンターにて予約が取れるという認識でよろしいでしょうか。
A,公開枠は住民向けWEBサイトで公開されます。
非公開枠は電話での予約向けの設定です。

Q,接種1回目と2回目をわけての予約ができますか。
たとえば午前中を1回目の部、
午後を2回目の部のように分けて登録させるには
システム上どのように設定・運用を行えばよいでしょうか。
A,システムの機能で設定することはできません。
予約枠名で誘導するといった運用をお願いします。

Q,接種当日にいわゆるドタキャンがあった場合に当方にて予約取消しの処理が必要か否か教えてください。(当方の予約取消しがないと接種者が新たな予約をできないのでしょうか?)
A,はい、管理側で予約者のステータスを「予約済み」から「キャンセル」に変更していただく必要があります。

Q,住民向け画面の接種会場検索で表示される接種会場について、予約システムを使用せず、自院で予約する場合に、「医療機関に直接ご予約ください」とのメッセージを表示させたいのですが、テキスト入力は可能でしょうか。
A,会場登録時のフリーテキスト欄にメッセージを表示させることはできます。「この会場で予約」のボタンを非表示にすることはできません。

Q,初回ログイン後にパスワード変更をしたら、予約システムにある生年月日のマスタもパスワードに書き換えられるのでしょうか。
A,生年月日のマスタは残ります。

Q,電話で2回目の予約を受ける際、1回目の接種情報(日付・会場・ワクチン種類)は確認できるのでしょうか。
A,はい、確認できます。

Q,住民向けWEBサイトでの予約・変更・キャンセルは、接種当日も可能でしょうか。
A,予約:前日まで
変更・キャンセル:当日まで
となります。

Q,接種実績登録については、別途説明会等設定いただく予定でしょうか。
A,特に予定はありません。システムの右側に操作方法を掲載しているので、そちらをご覧ください。

Q,各種一括登録時のサイト側でのエラーチェック方法(登録失敗となる理由)についてお知らせいただくことは可能でしょうか。
A,エラーの原因についてはエラー画面に表示されます。

Q,当日キャンセルが本人ができないように制限したい
A,現状制限はできません。
制限すると下記の問題が発生するので、システムで制限することは適切ではないと考えています。
・当日キャンセルは必ず発生するものであり、それであれば可能な限りシステムで検知できたほうが良い
・キャンセルだけでなく「予診のみ」も必ず発生するがその予測もできない
・来場すべきではない人(当日発熱がある人等)が会場へ来てしまうというリスクが上がる

ご意見として、社内で検討させていただきます。

Q,AIチャットボットを利用しない形式にすることは可能でしょうか?
A,各自治体様共通の仕様となりますのでできません。

Q,パスワードリセットの方法について、登録生年月日の変更を使用するとのことですが、間違って元々登録されていた生年月日と異なるものを入力してしまった場合、元の生年月日はわからなくなるのでしょうか。
A,はい、システム上では確認できません。
間違えた場合は、他の自治体システム等でご確認ください。

Q,市民側から残り枠の具体数を出ないように〇△×表記にしてほしい(2月の事前質問では対応すると回答をもらっていた)
A,※重複した質問なので割愛

Q,管理者側から過去の日付での予約は可能でしょうか?システムを利用しない予約情報・接種実績をシステム内に共有したいからです。
A,管理者と会場責任者権限で可能です。

Q,AIチャットボットの埋め込みコードについて、埋め込みコードというのはいつ使うものでしょうか。
A,Webページのソースコードに埋め込んで使用できます。たとえは自治体ホームページに同じチャットボットを設置することができます。

Q,ディザーサイトから予約サイトへの切り替えを指定した日の午前9時にお願いしたい。11時か12時と事前回答をもらっているが、コールセンターの運用開始と合わせたい。
A,ティザーサイトを適用する際の条件でお伝えしているとおり、手動での作業が必要になるため午前9時という要望にはお応えできません。

Q,リマインドメールの実装予定はいつになりますでしょうか。
A,開発スケジュールにより前後しますが、現状5月以降の予定となっています。

Q,①接種済にステータス変更する場合は河野システムとの連携にためにロット番号などを入力する必要があるという認識でよろしいでしょうか。
②当日の予約者リストを紙ベースで印刷することは可能でしょうか。
A,①河野システム(VRS)と仕様を合わせておりますが、VRSではロット番号は必須となっておりません(2021年4月12日現在)。必要かは各自治体でご判断ください。
②現在印刷には対応しておりません。予約者の検索結果をそのまま印刷していただくか、CSVダウンロード(4月中実装予定)のデータを加工してご利用ください。

Q,有効接種券の一括削除、または一括で予約サイト利用設定の変更をすることはできないでしょうか。
医療従事者や高齢者施設従事者で接種券付予診票で接種を受けた人たちの接種券を一括で削除または予約サイト利用不可とすべきと考えています。
A,現状で、一括削除機能はありません。
接種券番号登録はcsv一括登録機能の上書きを利用し、生年月日の欄を8ケタの数字に変更することで実質的にログインできないようにすることは可能です。
想定している運用については、ご意見として参考にさせていただきます。

Q,どうもありがとうございます。
ネットやスマホでの操作に関する問い合わせの電話では来る可能性を感じました。
電話で操作の問い合わせに対応する場合、
同時にネットやスマホ画面を見ながら、操作説明がしたいです。
その際、どこをどのように、同時にその画面を見れば良いでしょうか?
本番画面では、難しいと思いますが、
テスト画面とか仮の画面とか、
どこをどのように、見ればよいのか、教えてください。
A,同じ画面を共有することはできませんが、テスト環境をお渡ししておりますので、同様の画面を確認しながら操作可能です。
テスト環境については自治体またはパートナーにお問い合わせください。

Q,ユーザー画面の2回目予約がまだできない時、「1回目接種日の翌日『以降』から2回目の予約が可能です」としていただくことは可能でしょうか。
A,ご意見ありがとうございます、社内で検討します。

Q,トップ画面に任意の文章を表示させられるようにしたい
A,お知らせ機能をご利用ください(5月以降実装予定)

Q,開発スケジュールの最後尾にある点について、接種会場にて接種直後の待ち時間に次回予約を受け付けるブースを設ける想定をしているがシステム上不可能なのでしょうか?
A,いいえ、スケジュールの最後の機能は住民向け予約サイトのものになります。管理画面からであれば1回目の予約のステータスに係わらず2回目の予約が可能です。

Q,5000件の接種券番号と生年月日をテスト環境にいれたところ、「予期せぬエラーが発生」と表示された。エラー理由が不明なため、対応の仕方を教えてください。
A,パートナーにお問い合わせください。

Q,予約を2回目接種までできるように考えていますがシステム対応はどのようになりますか?
A,同時予約が可能になる以外にシステムの変更はありません。

Q,最後行にある、翌日から2回目の接種予約が可能となっていますが、会場オペレーターは1回目接種が終わった住民に対して会場(その場で)で2回目の予約が可能でよいですか?
A,はい、会場オペレーターは可能です。

Q,「日付選択のカレンダー表示変更」とは具体的にどのような変更をされるのでしょうか?
A,予約可能枠のない日はグレーで表示し選択できないようになります。

Q,『接種予約』画面-カレンダー表示については、現状翌日以降の全日付がアクティブですが、
今後、予約可能日のみアクティブへの変更の実装はありますか?
A,同上

Q,【csvの一括登録について質問】電話番号の最初の0が消えてしまうという部分について、文字列に変更し、ひとつひとつ再度0を入れなければいけないのはかなり手がかかります。最初から文字列にして、ダウンロードすることはできないのでしょうか。
A,CSVファイル形式ではできません。

Excelでは文字列型を指定して取り込むことができます。
・Office365 Excelの例
Excelを新規作成
「データ」タブ→「データの習得:ファイルから」→「テキストまたはCSVから」
→インポート
→「データの変換」ボタンをクリック
(Powerquery編集画面が開きます)
「変換」タブ→「データ型:整数」を「テキスト」に変更
→「ホーム」タブ→「閉じて読み込む」

Q,会場説明画面の最下層の文章欄について、改行ができるようにしてほし
A,ご意見ありがとうございます、社内で検討いたします。

Q,受付バーコードのよみとりについて、バーコードを読み込んだら「次へ」ボタンを押下する手間を省き、自動に次の画面に移行するようにしてほしい
A,恐れ入りますが、実装予定はありません。

Q,先ほどの質問の続きですが、本人のステータスが接種済みでなくても、2回目の予約は可能と理解しましたが、その考え方でよろしいでしょうか?
A,はい、運営側からは可能です。

Q,受付の際、当日の予約されている人のうち、未受付が何人いるかをすぐみられるような表示が欲しい
A,接種予約状況・実績一覧のページから
接種会場・日付・ステータス(予約済)で絞り込んでいただければ表示が可能です。

Q,一回目の予約を取らずに二回目をとることができてしまいますが、これを防ぐことはできますか?
A,ご質問の意図がわかりかねますので、パートナー経由で個別にお問い合わせください。初回の予約は1回目の接種として取り扱います。実際の接種履歴は当日会場で接種券をご確認いただければと考えます。

Q,システム上、接種実績の登録の考えはないということですか?
A,ご質問の意図がわかりかねますので、パートナー経由で個別にお問い合わせください。

Q,VRSから接種記録をCSVダウンロードして取り込む仕様があると聞いています。
A,ご質問の意図がわかりかねますので、パートナー経由で個別にお問い合わせください。

Q,予約時の接種券番号と本人の確認はどのようにするのでしょうか?本人確認は必要ないという解釈でいいのでしょうか?
A,本人確認は接種券と生年月日でお願いします。その他の項目を取得するか否かは自治体により異なるので、各自治体でご判断ください。

Q,現在テストサイトでは住民側からでも1回目と2回目の同時予約ができますが、今後のアップデートではできないという認識でしょうか?(接種間隔があいていた場合でも)
A,住民からの同時予約を可能で申込んでいただいていれば変更はありません。同時予約可能です。

Q,電話で予約の際に、本人が間違った(他人の)接種番号を伝えた場合、エラーのようになりますか?
A,生年月日が券番号に対応したものでなければ認証できず下記のように表示されます。
「エラー:接種券番号もしくは生年月日が誤っています。
内容を確認して、再度入力しなおしてください。」
生年月日が対応したものであればログイン出来ます。

Q,予約枠を1回目用と2回目用で別で登録できるようなアップデートはしていただけないでしょうか?
イメージは2回目の予約をする人だけが見れる予約枠ということです。
A,#21の質問と重複しているので割愛

Q,1回目接種を予約なしで他自治体の会場で接種した方が2回目のみこの予約システムを使用して予防接種する場合、1回目の接種履歴は管理権限で入力可能ですか
A,管理者、会場責任者権限であれば過去日付での予約操作が可能です。通常予約と同様に予約→実績登録してください。

Q,パスワード変更の事で改めて確認させてください。
パスワードがわからなくなった場合は、生年月日(正しい)の登録のし直しで生年月日に初期化になるとの認識で宜しいでしょうか。
A,はい、有効接種券詳細画面の登録生年月日の変更ボタンから正しい生年月日を入力することでパスワードリセットが可能です。

Q,予約枠を1回目用と2回目用で別で登録できるようなアップデートはしていただけないでしょうか?
イメージは2回目の予約をする人だけが見れる予約枠ということです。
2回目の人の接種時期が明確に定められている以上、その枠を分けることは必須だと考えます。
A,※重複した質問なので割愛

Q,ワクチンの分配数(仮で100とする)に対して、予約枠の数が100を超えていないかチェックする機能はありますでしょうか。
A,予約枠一覧で上限数が表示されますのでそちらでご確認ください。

Q,アップデートスケジュール1番下の項目で、2回目予約の注意書が表示できるとありますが、この注意書きは任意ですか。表示したくありません。
A,申し訳ございませんが、住民による同時予約を許可していない自治体の共通の仕様となります。

Q,VRSから接種実績を取り込む際はすでに予約がシステム上にないと取込不可でしょうか?
A,はい、事前に予約を作成してください。

Q,VRSへの連携は、初期はCSV連携になっているが、自動連携の予定ありあますか。また、自動連携が可能となった場合、自動連携をしないも選択できますか。
A,恐れ入りますが、VRSが未公開のため現状お答えできません。

Q,メールのリマインド機能は5月実装予定とのことですが、予約完了時のメールはいつ実装されますか。
A,リマインドと同時の実装予定です。

Q,基礎疾患のある方を優先接種させるための方法は検討されていますでしょうか。例えば、個人情報の登録の際に基礎疾患をお持ちかどうかのチェック欄を追加する。→基礎疾患をお持ちの方向けの特別枠を設ける、などどいった実装は予定しておりますでしょうか。していない場合その他の方法をご教示ください。
A,システムでも何かしらの対応を行おうと考えています。
一旦は予約枠名に記入する形で想定いただければと思います。

Q,お知らせ機能とは?
A,トップ画面に住民向けの任意のメッセージを表示させることができる機能になります。

Q,会場数が多いと、予約枠数の管理が煩雑になるが、効率的な予約枠設定の運用方法などがあれば教えてください。
A,個別接種機関を利用する場合、どうしても煩雑になります。管理を楽にするのであれば少数の集団接種会場のみで運用することをおすすめします。

Q,会場から予約する場合、地図等も表示いただくことはできないでしょうか。
A,地図から検索できる機能の実装予定はありません。
エリア情報からの絞り込み等をご利用ください。

Q,会場を非公開設定した場合、管理画面のみしか見えないと認識してよろしいですか。
A,予約管理システムの接種予約状況・実績一覧画面にその会場が公開か非公開かが表示されます。住民向け予約サイトの方では公開しか確認することができません。

Q,期間経過した予約枠は、自動的に非表示となりますでしょうか。
A,管理画面上では非表示にはなりません。住民向けサイトのカレンダーの予約枠は表示されなくなります。

Q,予約枠名は、住民から見えないと認識してよろしいですか。
A,いいえ、予約枠名はWebサイトからの予約時に表示されます。

Q,予約枠名をもう少し目立つようにしてほしい
A,ご意見として承ります。
ユーザビリティの部分については今後検討致します。

Q,Web予約、IVRともに新規予約の受付をストップする機能はありますか?(システムの一時停止)
A,いいえ、ありません。

Q,基礎疾患の方が優先接種を行いますが、一般の方と枠を分けることは可能ですか?非公開枠で枠を確保してコールセンターで受け付けるようなオペレーションが想定されますか?
A,システムでも何かしらの対応を行おうと考えています。
一旦は予約枠名に記入する形で想定いただければと思います。

Q,1回目用 2回目用の予約枠の制御を希望します。
A,※重複した質問なので割愛

Q,リマインドメールについて、着信拒否をしている方への対応は?メールアドレスは?
A,着信拒否への対応は、各自治体の方針に沿って事前アナウンス等でご対応ください。配信用メールアドレスについてはパートナーにお問い合わせください。

Q,当日のキャンセルに対して、その日その時間以降に追加で接種者を募集する場合の運用についてアイデアがあれば教えて下さい。
A,※重複した質問なので割愛

Q,制御がないと2回目枠に1回目の人が予約できてしまい、運用でなんとかできるとは思えません。
A,※重複した質問なので割愛

Q,一括キャンセル処理などの際に選択ミスを防ぐため、予約者一覧画面で、並べ替えだけではなく、絞り込みをできるようにしてほしい。
A,4月2Wのアップデートで、ステータスによる絞り込みの条件を追加しています。

Q,システムから予約取消が可能な期間を設定できるようにしてほしいです。
予約時間の直前まで予約取消可能であるというのは、キャンセルへのハードルが低いあまり、ワクチンロスの温床になると考えます。
たとえば、当日はコールセンターに電話をしないといけない、そのままドタキャンすると次回以降の予約はコールセンターに電話をしないといけない、というハードルを高くすることで、安易なドタキャンを防げるのではないかと考えています。
A,※重複した質問なので割愛

Q,5月上旬より接種券の配布が始まる予定ですが、コールセンターで利用する予約管理システムは間に合うのでしょうか。
A,既にリリース済みで、実際に運用を開始している自治体もあります。具体的な懸念点がある場合は、パートナー経由で個別にお問い合わせください。

3/10の質問と回答

Q,住所地外の方が本市で予約しようとする場合、コールセンターに電話連絡してオペレーターが登録する以外に、webから本人が予約することは可能でしょうか。
A,いいえ、できません。住所地外はイレギュラー対応なのですべて電話での対応となります。

Q,ある住民がログイン中に管理者側で会場や予約枠を変更した場合、その住民の画面上に変更が反映されるのはいつか。再度ログインした後か。
A,いいえ、再度ログインした後ではありません。リアルタイムで情報が更新されるので、ページの更新や遷移を行ったタイミングで反映されます。

Q,予約管理システムTOP画面にユーザー名が表示されるとの事ですが、自治体名を表示させる事は可能でしょうか。
A,はい、自治体名が表示されるよう対応致します。

Q,医療機関番号は4桁の登録は可能なのでしょうか。
A,現状は3桁で4桁以上は想定していませんが、もし会場が増えた場合は4桁にも対応を検討致します。

Q,2回目接種者が確実に予約できるよう、各会場の予約枠に1回目枠、2回目枠、共有枠を設定できるようにしてほしい。
A,厳密な制限はできません。予約枠に名前をつけられますので、【1回目接種専用】というように記載いただければ誘導できるかと思います。

Q,予約の変更とキャンセルもお願いします。
A,はい、予約の変更とキャンセルも可能です。

Q,非公開枠のオペレーター予約時に会場が公開か非公開か見えませんでしたが、同じ画面から把握できあますか?
A,はい、把握可能です。接種予約状況・実績一覧画面にその会場が公開か非公開かが表示されます。

Q,接種会場ではインターネット環境がないため、予約システムの使用ができません。
A,webサービスのためインターネット環境がないとサービスの使用ができません。ポケットWi-Fi等をご用意頂ければと思います。

Q,予約可能日または実施日にカレンダーの色付けは可能ですか
A,色付けなのか、○×なのか、やりやすい方法を検討致します。

Q,会場登録の際エリアは任意にすることは可能ですか?会場数が少ないのでエリア指定不要です。
A,必須にするか任意にするかは弊社で再度検討させて頂きます。

Q,API連携んついて、受付時と結果登録時と両方可能でしょうか?
A,接種記録システムが未完成のため何とも言えませんが、接種記録システムの方は受付時の情報は連携不要で接種済の結果だけを送信すれば良いという仕様となっていますので、API連携ができたとしてもそういった対応になるかと思います。

Q,予約者のステータスは一括で変更可能でしょうか?
A,はい、可能です。接種予約状況・実績一覧画面で会場と日付を入力して絞り、該当するチェックボックスにチェックを付けて頂き、ステータス変更のプルダウンメニューから該当するものを選択し一括で変更することが可能です。

Q,住民の情報登録の画面に「メールアドレス」がありましたが、何に使用されるのでしょうか?「予約完了メール」とかが送付されるのでしょうか?
A,はい、ご認識の通りです。メールアドレス情報を取得するかは自治体の任意ですが、取得する場合、4月中旬以降の対応で前日のリマインド及び、予約取得や変更等の通知が送信されるようになる想定です。

Q,①オフラインでも使用が可能なのか②予約者の一覧を印刷できるのか
A,①いいえ、オフラインでは使用できません。②接種予約状況・実績一覧画面を印刷頂けばと思います。

Q,同一会場の同一時間に公開枠と非公開枠を併存させることは可能ですか?
A,はい、可能です。公開枠と非公開枠の違いがあれば2つ登録可能です。

Q,有効接種券の削除(無効化)の方法を教えて下さい
A,変更削除は、4月上旬までのアップデートで対応させて頂きます。

Q,接種会場の必須項目は管理者で設定できないのか。アクセス方法等必要がないと考えています。
A,CSVルールに従って頂きますので、現状管理者では設定できません。アクセス方法等を必須にするか任意にするかはご意見を頂き、弊社で再度検討させて頂きます。現状のCSVルールは弊社HPの記事の最後の方にあります。CSVルールはアップデートしていきますので最新版をダウンロードしてご確認頂ければと思います。

Q,予約は何日前まで可能でしょうか?(枠があれば当日でも可?)
A,現状では予約は当日まで可能です。

Q,予約枠を削除したい場合(間違った日時等、数量の変更)の方法を教えてください。
A,4月上旬までのアップデートで対応させて頂きます。

Q,会場をCSVで一括登録した後に一部の会場の内容を変更し、再度アップロードする場合、変更しなかった会場についても上書きされるのか、それとも同じ会場が二つ登録されてしまうのか。
A,上書きなのか、追加登録なのかはCSVルールにすべて記載されておりますのでそちらをご確認頂ければと思います。

Q,一般からの予約変更をさせたくないので、変更機能の削除は可能か。
A,いいえ、できません。

Q,・受付の際に、ロットナンバーは必須でしょうか?
A,受付の際にロット番号はわからないので不要です。接種済を入力する際に入れて頂ければと思います。

Q,予約のキャンセルはいつまで可能でしょうか?
A,当日までキャンセルは可能です。

Q,会場登録後、予約枠未入力時は会場は公開されないという認識でしょうか。
A,いいえ、予約枠が無くても会場登録した時点で会場が公開されるようになっています。ただし、準備段階で登録した全ての会場にワクチンが届かず一部のみの可能性も想定されるため、接種予約枠の公開・非公開とは別に会場自体に対して公開・非公開の概念を持たせるかどうかを現在検討中です。アップデートされ次第、共有致します。

Q,会場の電話番号が登録時は必須項目となっていましたが、予約者の画面では表示させたくない場合は方法はございますでしょうか。
A,必須にするか任意にするかは弊社で再度検討させて頂きます。

Q,予約画面で カレンダーの予約可能日を強調表示できませんか?
A,ユーザビリティの部分については今後検討致します。

Q,API連携んついて、受付時と結果登録時と両方可能でしょうか?特に、受付時はVRSであれば、バーコード読み取りによってオンラインで接種記録を確認し、エラーメッセージ等を出力すると聞いているのですが、予約システムにそのような機能はあるのでしょうか?
A,※「API連携について、受付時と結果登録時と両方可能でしょうか?」と同じ質問のため割愛

Q,メールアドレスを登録すると予約確認メールがくるのですか。予約内容を確認したいときはどうするのですか。
A,前日のリマインド及び、予約取得や変更、キャンセル等の通知が送信されるようになる想定です。

Q,operatorは、非公開の予約枠も選択可能ということですが、「非公開」「公開」のどちらなのか判別ができるアイコン等は表示されるのでしょうか?
A,予約枠の「非公開」「公開」の情報は一覧に表示されています。

Q,接種結果の入力について、接種日ごとにロット番号は同一になると思いますが、ロッド番号は1件ごとに入力する必要はありますか。
A,接種券番号も一括で入力することが可能です。1件ごとに入力する場合でも履歴が残りそれを選択できるようにする予定です。

Q,ユーザーが会場を検索する場合、登録された会場№で検索はできないのでしょうか。
A,現状はできませんが、ご意見として検討させて頂きます。

Q,①会場責任者と会場一般の権限はいつ追加される予定でしょうか。②都道府県担当者ですが、自治体番号はどう設定すれば良いでしょうか。それぞれ市町村の番号を入力すべきでしょうか。③会場登録時において、メールアドレス、アクセス方法、最寄り、責任者の入力は必須となる仕様でしょうか。
A,①3月中を想定しています。②自治体番号は弊社側で設定して発行させて頂きます。③現状は必須となりますが、様々なご意見を頂いていますので、任意項目にする可能性もあります。

Q,空き情報を確認する際「〇△×でのカレンダー表示」はできないのでしょうか?
A,ユーザビリティの部分については今後見やすい方法を検討致します。

Q,予約変更の際は、個別で変更できるのですか?
A,はい、可能です。

Q,会場の受付等で予約状況のステータス変更をする場合、「予約済み」から「会場受付」への変更をした後に、再度「予約済み」に戻すことはできるのか。
A,はい、可能です。

Q,予約サイトについて、日にちから予約の検索ができますか?
A,現状はできません。

Q,接種後のロット番号をまとめて入力することは可能でしょうか?
A,はい、可能です。CSVでアップロードでも、管理画面から一括でロット番号を編集できる機能もあります。別途、動画が完成次第、弊社HPで公開させて頂きます。

Q,公開枠の数量を予約受付開始後に増加させる運用が想定されますが、あやまって既に予約済みの予約枠に対し、予約済み数量を下回る設定をかけてしまった場合、どのような動きになりますでしょうか
A,予約枠の変更はありません。例えば既に予約枠が10入っていたとして、予約枠が5となっても既に入っている予約枠が消えることはありません。

Q,2回目の接種は21日後の「同じ会場」「同じ時間帯」で接種してもらうことを想定している。1回目と2回目の予約が同時にとれるようにはできないか。
A,システム利用時に同時予約の許可・不許可を自治体ごとに選択頂いていており、選択頂いたものを途中で変更はできませんので、どちらか選択頂いた方をご使用頂ければと思います。

Q,生年月日はカレンダー入力ができるようですが、2005年(16歳)が初期表示になっていますでしょうか(2006年(16歳)以前うまれしか現在は接種できないため)
A,ユーザビリティの部分については今後見やすい方法を検討致します。

Q,すみません、愛知県知多郡南知多町役場です。・転出者の管理はどのように行うのがよいでしょうか。・設定がない日は、日にちが選択できないようグレーにしたいと思ったのですが、可能でしょうか?・同一アカウントで、同時に複数のログインはできるのでしょうか?
A,・転出者の管理は~の質問転出者は有効接種券番号を削除してください。削除機能は4月上旬までのアップデートで対応させて頂きます。
・設定がない日は~の質問ユーザビリティの部分については今後見やすい方法を検討致します。
・同一アカウントで~の質問可能ですが、セキュリティ上、利用する方はそれぞれアカウントの発行をお願い致します。

Q,他の管理者の登録の際、ID・PASS付与等はこちらが行うのですか?
A,はい、アカウント登録から発行をお願い致します。

Q,国が構築しているワクチン接種記録システム(VRS)に接種記録を入力後、接種記録をCSVで出力し、予約システムにアップロードすることはできますか。
A,いいえ、できません。

Q,または電話ではなく、ウェブで予約する際に2回目の予約ができないようにはできるか。
A,

Q,コールセンター業務において予約システムの管理者権限とOP権限の違いはどのような違いでしょうか。
A,権限ごとに扱えるメニューの一覧をご確認頂ければと思います。

Q,あわせてこちらの予約システムのマニュアルはいつ頃展開頂けますでしょうか。
A,日々改修を行っているため、wordやPDFといった形でマニュアルを展開する予定はありません。弊社HPの記事にキャプチャや動画といった形で最新の情報を掲載していきますのでそちらをマニュアルとしてご利用頂ければと思います。

Q,④webでの予約画面に、任意のメッセージを表示することは可能か。
A,現状できませんが、管理者側で設定したメッセージを住民向け予約サイトに表示することを想定しています。今後のアップデートで対応予定です。

Q,チャットbotについて、最終アンケートにて「役に立たなかった」を選択した場合、どういう点で役に立たなかったか、利用者が詳細を入力して送信する、といった機能は実装予定でしょうか?
A,いいえ、今回の製品ではできません。

Q,誤って有効接種券番号を登録した場合、有効接種券番号の削除は可能でしょうか。
A,はい、削除可能です。削除機能は4月上旬までに対応する予定です。

Q,⑤2回目の予約は必ず1回目から21日以上開けた日でないと予約が取れないようになっているか。
A,住民向け予約サイトの方はご認識の通りですが、オペレーター側では21日経過していなくても予約が可能です。詳細はシステム仕様書をご確認頂ければと思います。

Q,医療機関によっては、予約システムでの予約は行わず、自院で予約を受け付ける場合があり、その場合であっても予約システムには接種結果を反映させる必要があると認識していますが、どのように入力すればよろしいでしょうか。
A,個別接種会場で弊社の予約システムを使用しない場合は、VRS(ワクチン接種記録システム)に接種結果をアップロードする必要があり、弊社の予約システムに反映させる必要はありません。ただし、その結果も一元管理したいというご意見もありますので引き続き検討致します。以下の弊社HPの記事に詳細が掲載されておりますのでご確認頂ければと思います。https://saichat.jp/covid19/kouno-system/

Q,・本日の資料は別途提供いただけますか・接種予約システムからVRS(ワクチン接種記録システム)に連携する機能はあるか(CSVファイル作成、API連携)
A,・本日の資料は~の質問弊社HPの記事にQAの回答も併せて掲載致します。
・接種予約システムからVRS~の質問以下の弊社HPの記事に詳細が掲載されておりますのでご確認頂ければと思います。https://saichat.jp/covid19/kouno-system/

Q,予約枠で公開・非公開は画面上で判断できるのでしょうか。
A,予約管理システムの接種予約状況・実績一覧画面にその会場が公開か非公開かが表示されます。住民向け予約サイトの方では公開枠しか確認することができません。

Q,【福岡市】住民側の会場検索について、詳細検索ボタンがわかりづらく、わかりやく改善するか、詳細検索をデフォルトにするかしていただきたい。
A,ご意見として承ります。ユーザビリティの部分については今後検討致します。

Q,【伊丹市】被接種者の接種済証のフラグ立てですが、VRSではタブレットによるバーコード読み取りが想定されていますが、予約システムの接種フラグ情報をきちんと入力すればCSV連携により、それは必要ないとされています。ただし、本日説明を受けたフラグ立ての操作性に問題あるとおもいますので改善をお願いします。
A,具体的にどのような問題があり、どのような改善案が考れられるのかを、よろしければパートナー経由でお教え頂ければと思います。

Q,【福岡市】予約枠について、変更・削除の実装はいつごろとなりますでしょうか?
A,4月上旬までのアップデートで対応させて頂きます。

Q,【福岡市】各データのCSV一括登録において、1ファイルあたりのレコード数の上限はございますでしょうか?
A,現在検証中ですが、1000件程度であれば問題無いかと思います。

Q,【福岡市】入力エラーの度に、入力内容がクリアされたり、入力ページより前のページに戻ったりするように見受けられますが、そのような仕様でしょうか?ユーザーが混乱することが想定されますので、改善いただきたい。
A,ご意見として承ります。

Q,【福岡市】接種会場の登録について、メールアドレス等どこでも使われていない項目が必須項目とされていますが、必要でしょうか?任意項目としていただきたい。
A,ご意見として承ります。

Q,CSVを事前に準備しておくにあたり、雛形となるファイルのご提供を頂く事は出来ますでしょうか。
A,予約管理システムのCSVアップロード画面より、サンプルCSVダウンロードボタンがありますので、そちらをダウンロードして頂ければと思います。

Q,1回目と2回目の同時予約可能とする予定なのですが、たとえば、5~6月のワクチン供給量が確定したため、予約枠を5~6月で設定する場合、6月末に1回目を予約しようとしても2回目が予約できなくなると思います。そのような事態を避けるため、1回目と2回目の場合の予約枠の表示を変えることは可能でしょうか?(1回目としては6月1週目まで予約枠を設定し、2回目は6月末まで設定する、という設定は可能でしょうか)
A,厳密な制限はできません。予約枠に名前をつけられますので、【1回目接種専用】というように記載いただければ誘導できるかと思います。

Q,予約枠はCSV以外の登録は可能でしょうか?
A,はい、管理画面からでも登録可能です。

Q,予約キャンセルの場合、予約時間の何分前にできる設定を想定してらっしゃいますか?
A,予約のキャンセルは当日中であればいつでも可能です。

Q,【伊丹市】被接種者が会場に来場したときに、本人確認画面の操作、特にエントリーのフラグを立てる操作が煩雑です。特に、集団接種会場では短時間で多くの来場者に対応が必要です。また、接種済み証発行時の接種フラグについても同様のことが言えます。改善が必要と思います
A,ご意見ありがとうございます。現状、ここの仕様を大きく変更する予定はありません。

Q,AIチャットの検索など設定がかなり多いですが、基本プリセットで一定おすすめの設定等が可能でしょうか
A,基本プリセットの状態でも違和感無くご使用頂けます。FAQのテンプレートもお渡し致します。また、定期的にアップデートのエクセルも送付致します。

Q,QAの運用が複雑すぎるので、運用開始後、サポートはありますか
A,すべての機能についてご説明したので複雑に感じるかもしれませんが、最低限QAを作成しアップロードして頂ければ運用可能となっています。状況に応じて説明会も随時開催していければと思いますが、サポートはパートナー企業様の方でご対応をお願い致します。

Q,ユーザーによる予約の開始タイミングは、会場の予約枠の設定直後のみになりますか?指定した時間から予約を開始するなど時間制御はありますか?
A,はい、時間制御をする機能はございます。

Q,1回目を予約システム外で受付け、2回目を予約システムで受け付ける場合、どのような管理になりますでしょうか
A,接種実績については、政府の接種記録システムで適切に管理できるので、弊社のシステムでは管理致しません。ただし、一元管理したいとの意見もありますので、引き続き検討していきます。

Q,都道府県が調整主体の医療従事者接種については、会場に紐づいている自治体番号と対象者に紐づいている自治体番号が異なった場合は皆エラーとなってオペレーター対応になるのでしょうか。
A,医療従事者向けの場合、自治体番号は弊社側で設定して発行させて頂きますので、そちらをご使用頂ければと思います。

Q,接種当日にキャンセルや新規の予約が発生した際に、医療機関等の指定するアドレスに即時通知が来るようにすることはできますか?
A,いいえ、できません。

Q,当日の予約者の来場確認のために受付表を出力すること可能でしょうか?
A,いいえ、できません。接種予約状況・実績一覧画面を適宜印刷頂けばと思います。

Q,操作履歴を確認したいが、見えるのか。(ミス、不正の追跡)
A,操作ログの記録については、今後対応していく予定となっております。

Q,LINEから予約できるようにするためには、どのような設定が必要になりますか。
A,LINEのリッチメニューに予約サイトのリンクの設定をお願い致します。詳細はパートナー企業様にご確認頂ければと思います。

Q,接種券番号と生年月日でログインできますが、その後パスワード設定等可能ですか?本人以外に接種情報を知らせたくない場合があるので。
A,ご意見ありがとうございます。パスワード設定については現状機能はありませんが、検討中です。

Q,メールアドレスが必須となっていましたが、必須を外せますか?
A,住民の登録項目は自治体ごとに選択いただけます。Q,受付時や接種結果登録時の接種券のバーコードは10桁の番号を読む予定とのことですが、当市ではバーコードには18桁を設定しています。この場合でもバーコードリーダーを使用して読み込むことは可能でしょうか。2回目の接種結果の入力時に1回目の接種履歴から間隔誤りやワクチン誤りなどのエラー表示は出ますでしょうか。
A,・受付時や接種結果登録時の~の質問バーコードにOCRライン(18桁)準拠のバーコードを設定していれば読み込むことが可能です。
・2回目の接種結果の~の質問結果入力時ではなく予約時に、誤りの場合はアラートが表示されます。

Q,接種結果登録の項目を自治体で任意に設定できるようになりませんか。接種記録システムとのAPI連携を考えているのであれば、医師名なども管理できるようになると手間が省けます。
A,いいえ、なりません。接種記録システムのフォーマットに合わせて表示されるように項目を弊社側で設定致します。なお、医師名は管理できるように致します。

Q,ホームページ上のマニュアル更新をどのように知ればいいですかメール等でお知らせは来るのでしょうか。
A,弊社HPの更新は日々行っていますが、重要な変更が発生した場合は不定期でメールでお知らせさせて頂きます。ただ、確実ではないので2、3日に一度見返して頂けると一番確実かと思います。

Q,予約システムの説明をホームページ以外のPDF等でも提供いただけないか
A,現状、更新が多いため、wordやPDFでのご提供は想定していません。必要な場合はお手数ですがHPの画面をpdfで出力する形でご対応いただければと思います。

Q,〇ホスト側の操作につき、接種会場登録の手作業入力項目が多すぎます。もっと簡単に反映できませんか?
A,必須項目と任意項目の部分を弊社内で検討致します。ご意見ありがとうございます。

Q,接種番号と生年月日でログインできると思いますが、住民票上では同居人であるが、第三者に接種情報等知られたくない場合(家出している、DV被害者等)どうしたらよろしいでしょうか?接種番号と生年月日以外で、パスワードの設定等可能でしょうか?
A,セキュリティについては現在検討中ですので決定次第、ご連絡させて頂きます。

Q,予約のシステムがV-SYSやほかの進捗管理のシステムなどにどう連携するか見てみたかった。
A,V-SYSはそもそも連携できるサービスではありません。VRS(ワクチン接種記録システム)についても連携できるAPIをVRS側で開発できていないため、まだ連携はできません。政府発表のCIOポータルをご確認頂ければと思います。

Q,最後のFAQ時間に答えていた質問と回答に関しても全て記載していただけるとありがたいです。よろしくお願いいたします。
A,はい、記載致します。

Q,・例えば1回目の接種をWeb予約した人が、接種当日に会場へ来なかった場合、本人のWeb予約画面では1回目は予約済みの表示なのでしょうか?または、当日に来なかったのでキャンセル扱いとなり、再度1回目が予約できる状態になるのでしょうか?・コールセンターが電話で予約受付する場合、接種予約画面で「予約」ボタンを押下した際、仮押さえされるのでしょうか?それとも、「確定」ボタンを押下するまでは、他の人が同じ日時を先に予約すれば取れてしまうのでしょうか?
A,・例えば1回目の接種をWeb予約した人が~の質問1回目の予約済のままでも、翌日になれば再度予約が可能な状態になります。
・コールセンターが電話で予約受付する場合~の質問仮押さえの機能はありません。確定したタイミングでの先着順となります。(仮押さえの機能があったところで、「仮押さえの先着は?」という問題が発生します。)現実的な対応方法として、予約管理者にはオーバーブッキングという機能があり、権限を持ったオペレーターであれば予約枠を超えた予約が可能です。

Q,チャットbot作成のコツや類似語の事例集(参考サイトなど)ありましたら、御教示頂けるとうれしいです。
A,「『sAI Chat』の操作方法マニュアル」記事にFAQ及び類義語のテンプレートを随時更新していきますので、ご確認頂ければと思います。

Q,VRSで実現している受付時の接種券読み取りによる接種エラーメッセージ表示(期間等)のような機能について、API連携はないということでしたが、予約システムとして、同様の機能を実装する予定はないのでしょうか。もしなければ、コールセンター等管理者では、比較的強い権限で様々な予約をとれるということでしたが、期間やワクチン等、必ず予約段階でミスがないように予約できる必要があると思うのですが、そのあたりは強い権限とはいえ、適切なチェックをかけていただけるでしょうか。当市は、集団接種会場だけでなく、個別の医療機関でも利用予定ですので、集団接種会場だけで利用されるシステム、という前提でスコープを狭めてお考えいただかないようにしていただきたいです。
A,ご意見ありがとうございます。権限リストを今一度よくご確認頂ければと思います。会場権限には2種類あり、会場一般の権限では接種間隔を狭めた予約やオーバーブッキング、過去日予約等のイレギュラー操作は禁じられていますので、こちらのアカウントをご利用頂ければと思います。

Q,初期の管理者登録でサイシードのシステムに住民情報を入れるのは河野システムからサイシードのシステムに入れるのかまたは住基台帳等から入れるのか。またどのような方法で入れるのか。また接種後のサイシードへの登録はバーコードで読み取り、そのほかの必要情報は手入力することになると思われるが、手入力になる項目は何か。以上2点を教えてください。
A,・初期の管理者登録で~の質問弊社の予約システムにVRS及び住民基本台帳から住民情報を登録することはありません。
・また接種後のサイシードへの登録は~の質問住民情報として登録する項目は、申込時に自治体ごとに選択頂く項目になります。改めて過去の資料等をご確認頂ければと思います。

Q,会場番号は医療機関コード(4桁)を使用したい自治体があるため、4桁で作成いただけると助かります。
A,医療機関コードと会場コードは対応していないため、3桁でご対応頂ければと思います。ご意見として承りました。

Q,接種会場における受付入力について.券番号を読み取る際、タブレット端末の利用を想定すると、手入力のみとなるか。何かしらの読み取り機能が追加される予定はあるか。
A,弊社のシステムの利用環境はPCの利用を前提としたシステムとなっているため、タブレットは想定しておりません。タブレットに接続できるタイプのバーコードリーダーがあれば読み取り可能かもしれませんが、弊社ではお答えできません。

Q,接種日の一週間前から予約受付をする運用を考えています。まだ非公開の日程を住民が選択したときに、「設定されていません」ではなく、「一週間前から予約が可能です」というような表示をすることは可能でしょうか。
A,住民は非公開の日程を選択することはできません。

Q,多言語対応について自動で対応できるのでしょうか
A,「自動」という部分についてどういった意味なのかわかりかねますが、住民向け予約サイトのメニューから言語の選択が可能です。

Q,・1回目、2回目接種の同時予約を可能とした際、1回目を取り消すと、元々2回目で予約していたものが1回目の予約として認識され、その3週間後以降しか再予約はできなくなるのでしょうか。
A,1回目を取り消すと、残っている予約から3週間間隔が空いていれば、前後どちらでも予約が可能です。

Q,・1回目の予約時に2回目の予約も同時にとれるようにしたいですが、リマインドメールはどのように届きますか?・アカウント登録時など、個人の住所や電話番号など必須項目になっていたように思いますが、必須項目の設定はユーザーごとでできますか?・予約者一覧は、画面の印刷との説明でしたが、帳票出力はできせんか?
A,・1回目の予約時に~の質問それぞれの前日にリマインドメールが届きます。
・アカウント登録時など~の質問ユーザーごとではなく、自治体ごとに設定可能です。
・予約者一覧は~の質問いいえ、できません。必要であればCSVで出力頂き、自治体が求める帳票フォーマットに出力できるシステムにアップロード頂ければと思います。

Q,システムアカウントが付与される前に準備しておく事をご教授ください。
A,もしご準備されるのであれば、CSVファイルをCSVルールに従ってご用意頂ければと思います。

Q,コールセンターの管理者権限からは、2回分の同時予約操作が可能ということですが、WEBから1回目の予約後、管理者権限で2回目の予約を設定することは可能でしょうか。可能な場合、管理者が2回目を予約後、接種者へ予約確認のメールまたはLINEが届くことになるのでしょうか。さらにその後、接種者が1回目の予約をキャンセルした場合は、2回目の予約はそのまま保持されるのか、自動キャンセルされるのか。または2回目が1回目に自動で変わるのか、動きをご教示ください。
A,・コールセンターの管理者権限からは~の質問はい、可能です。
・可能な場合、管理者が2回目を予約後~の質問通知メール機能が実装された後は、メールで通知が届きます。
・さらにその後、接種者が1回目の予約をキャンセルした場合~の質問1回目の予約をキャンセルした場合は、2回目の予約という形になります。弊社予約システムで言う回数とは、予約の回数であり接種回数ではありません。接種回数とは別物になります。

Q,APIとの連携部分について、1回目を個別接種で2回目を集団接種で受けた場合、御社システム内に1回目の接種情報は入っていないと思いますが、反映させるための流れを教えてほしいです。
A,弊社予約システムに接種回数を入力する欄を新たに設けることになります。

Q,使い勝手が悪く、現場の状況の想定も甘く、実用に耐えられるのか不安になりました。実際に使用する自治体等の意見をもっと聴取したうえで今後開発を進めていただければと思います。
A,鋭意努力致します。

Q,京丹後市です。集団接種会場ではシステム検索・入力をしなくていいように、あらかじめ当日の予約表、2週間後の予約表をプリントアウトして対応しようと考えていますが、急な予約変更などシステムを利用することはそうていされますでしょうか。また、2回目の予約は1回目の接種実績を登録してから、とのこですが、管理者アカウントであらかじめ2回目を登録しておくことはできますか。
A,・集団接種会場ではシステム検索・入力を~の質問プリントアウトして対応される場合、おっしゃる通り急な変更には対応できないかと思いますので、現場で予約システムをそのままご使用頂く想定です。
・また、2回目の予約は1回目の接種実績を登録~の質問管理者アカウントでしたら予め2回目を登録しておくことが可能です。

Q,チャットボットの回答は全国共通のものが多いと思いますので会う程度デフォルトで登録していただくことは可能でしょうか?
A,はい、「『sAI Chat』の操作方法マニュアル」記事でデフォルトでQAのテンプレートをご提供致します。ただし、回答は自治体ごとに異なる部分が多いため、編集の上ご利用頂ければと思います。

Q,ユーザーによる予約の開始タイミングは、会場の予約枠の設定直後のみになりますか?指定した時間から予約を開始するなど時間制御はありますか?
A,いいえ、時間制御はありません。予約枠の設定かつ有効接種券番号の登録が完了した直後から予約が開始できるようになります。

Q,AIチャットの検索など設定がかなり多いですが、基本プリセットで一定おすすめの設定等が可能でしょうか
A,基本プリセットが弊社が考えるおすすめの状態となっておりますので、そのままご使用頂ければと思います。

Q,Q&Aのよく検索されている語などを確認する機能はありますか?
A,はい、あります。詳細は「『sAI Chat』の操作方法マニュアル」記事をご参照頂ければと思います。

Q,saichatを接種の予約方法などの情報を入れたものを納品していただけますか?
A,FAQは回答が自治体によって異なる部分が多いため、別途エクセルで「『sAI Chat』の操作方法マニュアル」記事からダウンロード頂けるように致します。それをアップロードしてご使用頂ければと思います。

Q,【福岡市】予約枠のダウンロード及びアップロードのcsvレイアウトが違いますが、統一した方が編集、更新がしやすいと思いますが
A, ご意見ありがとうございます、弊社内で検討させて頂きます。

3/11の質問と回答

Q,CSVの文字化けしないで登録する方法の時の説明の「ボム付き?」で登録することについて詳しく教えてください。
A,映像で再度説明しました。

Q,利用者入力画面でカナ以外で入力した場合は途中または登録ボタン押した際にエラーが出ますか?
A,情報変更画面の入力欄で(カナ)以外の文字の入力については、外国人に対応するためにアルファベットの入力も可能です。それ以外はエラーが表示されます。

Q,当方では接種予約のほかにバスを利用するかどうかの希望調査及び予約を取りたいと思っていますが、可能ですか。(バス予約枠を追加で設定できるかも含めて)
A,バス利用の調査は本システムではできませんので別の方法で調査をして頂ければと思いますが、接種予約枠登録時に予約枠名を「〇〇バス」と設定して頂ければと思います。

Q,登録したデータ(接種者、会場等)の個別削除及び一括又は複数選択をしての削除の方法を教えてください。
A,削除及び修正等については、追って対応させて頂きます。

Q,登録したデータの修正方法も教えてください。
A,削除及び修正等については、追って対応させて頂きます。

Q,接種済証発行係でのロットナンバー入力は手入力ですか?プリセットはできませんか。
A,現状、手入力ですが、履歴が残りそれを選択できるようにする予定です。一括での変更も可能です。

Q,接種予約枠の登録などはこのシステムを使える人は誰でも設定できるのかそれとも権限のある限られた人のみになっていますか?
A,権限のある人のみが設定可能です。デフォルトで4つの権限があり、接種予約に関しては管理者とオペレーターが登録・一括登録が可能ですが会場権限の場合は、自会場のみ登録可能です。ただ、権限リストで〇のついているものに関してユーザーごとにとれるようにしようと考えており、会場権限がついた後に取り掛かる予定です。自治体のオペレーションに合わせて、Aさんには見られるがBさんは見られないといったことを行う予定です。

Q,WEBでの予約受付時に、操作開始時、途中、予約確定時などに注意喚起のポップメッセージ等を表示させることは可能か(予約確定時に「予約が確定しました。ワクチン接種にご不安のある方は予約日前にかかりつけ医等に事前にご相談ください」などのメッセージを流す)
A,現状でも確認画面が表示されるようになっていますが、注意喚起のポップメッセージ等の表示については、ご意見として弊社で検討させて頂きます。

Q,受付済み、接種済み等のステータスは一括で変更が可能ですか?
A,はい、可能です。

Q,一回目の予約をしたが実際は接種していなかった場合、2回目の予約を取って良いかはどこでわかりますか?
A,住民の場合、例えば当日会場に行かなかった場合、翌日になれば2回目の予約が可能です。また、管理画面側でキャンセルの操作をして頂ければ当日でも予約が可能です。

Q,当市はバーコードが10桁です。18桁であれば受け付け時に取り込めると聞いておりますが、10桁でも取り込めるようには出来ませんでしょうか?
A,いいえ、できません。ただ10桁の場合は、バーコード入力の機能を使用せずに受付画面の接種券番号入力欄にカーソルを合わせてバーコードを読みって頂ければ接種券番号が入りますので、それで対応頂ければと思います。自治体番号については、履歴を残すか検討中です。

Q,VRSへのCSV一括登録時に接種担当医師名等が必要ですが、その設定・登録は可能ですか。
A,はい、可能です。予約枠等に医師名を紐付けることを考えています。

Q,オペレーターのユーザー権限はどの程度区分があるでしょうか?
A,最初にデフォルトで4つの権限を持たせており、権限リストに◯がついているものに関しては✕に変更可能です。逆に✕を◯に変更することはできません。権限リストは、弊社HPの「ワクチン接種予約管理システムの仕様紹介」の最後の方にありますのでダウンロードして確認頂ければと思います。

Q,接種した際に、接種券を入力していたが、バーコードリーダでの読み込みはできるか?
A,はい、接種実績の登録はバーコードリーダーで読み込み可能です。

Q,会場検索の際に、空き状況から会場を検索することは可能でしょうか?会場はどこでもいいから空いている会場で接種したい住民向けにお聞かせください
A,優先度は高くはありませんが検討中です。

Q,接種間隔はパラメータで設定出来るという認識でよろしいでしょうか?
A,自治体ごとに設定することはできません。弊社で決めたルールに従って全てのシステムは動作します。ただ、ワクチンについては、ワクチンの種類によって接種間隔が異なるのでワクチンごとに設定します。今後世論によって20日、19日といった感じで変動があった場合は接種間隔の変更をする可能性がありますが、基本的には21日で設定しています。

Q,会場登録画面の質問です。アクセス方法と最寄駅登録が必須ですが、会場近くには駅がなく、車の移動が主です。最寄駅を任意にしていただけませんか?アクセス方法は、コミュニティバスの運用も考えていますので、複数登録可能ですか?
A,・最寄駅を任意にしていただけませんか?の質問→ご意見として弊社で検討させて頂きます。
・複数登録可能ですか?→アクセス方法は自由テキストでの入力となっています。CSVルールで100文字以内で設定頂ければと思います。

Q,一回のお問合せで、2回分の接種予約はできますでしょうか。その場合のデモンストレーションをお願いします。
A,いいえ、できません。一回目の予約後、同じ操作を繰り返して頂ければと思います。

Q,利用者画面でカレンダーで、空き状況を確認する際に、その日の空きがない場合に、一目でわかるように、〇や△などの表示ができるか?
A,ユーザビリティの部分については今後見やすい方法を検討致します。

Q,住民用の予約サイトから、日付で空き施設を選択することは可能でしょうか。A,優先度は高くはありませんが検討中です。

Q,一度接種済みにした人を会場受付に修正することは可能か?
A,はい、ミスも想定されますので変更可能です。

Q,2回目の接種を3週間後に適切に行うようにと国から指示がでています。なので、1回目接種から三週間後からその後の三週間は2回目接種者を優先して登録する必要があります。予約枠に1回目接種者のみ又は2回目接種者のみ登録できるようなことはできますでしょうか。
A,厳密な制限はできません。予約枠に名前をつけられますので、【1回目接種専用】というように記載いただければ誘導できるかと思います。

Q,住民2回目の予約時に前回接種したワクチンは入力しなくても表示されますか?
A,はい、1回接種した場合は前回接種したワクチンがそのまま選択されるようになっています。

Q,エリアで町内の行政区を二つに分けて会場登録したいと思いますが、エリアに複数行政区を登録してもいいですか?
A,はい、エリアは複数登録していくものなので、行政区も複数登録して頂ければと思います。

Q,権限設定は4権限とのことだが、4権限の中でさらに権限分けができるように記載されているように思うが、具体的に最大何種類までできるか(4権限だけか?4月に2権限追加して最大6権限?)
A,種類という概念で言えば4種類がデフォルトですが、そこから◯の機能を落としていくことが可能ですので、細かく設定が可能かと思います。

Q,接種会場では、混雑が予想されることから、受付での処理が困難かと思われます。また、会場にインターネット環境がなく、会場での処理ができない場合も想定されます。このような場合のステータス処理はどのようにすればよいでしょうか。また、即日処理できない場合、市民のステータスはどのように表示されますか?
A,・インターネット環境がない場合、弊社のシステムは利用できないので、接種券を回収後インターネット環境でまとめてアップロードする形でご対応ください。
・市民のステータスは「予約済み」のままになります

Q,住民が空き枠(空き施設)を日にちから検索する方法を教えてください。
A,優先度は高くはありませんが検討中です。

Q,電話での予約受付時とWEBでの予約受付の予約枠の切り分け等について確認したい。例えば最後の1枠をほぼ同じ時間帯に電話予約とWEB予約が重なった場合、どのタイミングで制御するのか(コールがその枠を操作しているときはWEB予約できないとか?)
A,予約が確定したタイミングになり、先着順となります。オペレーターにはオーバーブッキングという機能があり、予約枠を超えた予約が可能です。その分他の枠を減らして調整頂ければと思います。

Q,接種情報の登録ですが、同一日の同一会場のロッド番号はほぼ変わることはないとのことです。会場とロッド番号等変わることがない情報を事前にセットし、一件一件の入力を省くことはできますか。
A,一括変更を行うか、履歴からの入力して頂くことを想定しています。

Q,チャットボット機能について、回答の文言修正はどのタイミングでどれくらいできるのか(導入後もいつでも市が独自で編集できるのか、編集の方法など)また、質問パターンについてはどの程度の質問に対応できるように準備しているかA,導入後にいつでも独自に編集して頂いて問題ありません。質問パターンについては、現状弊社がデフォルトで準備しているFAQに関しては200件ほどですが、今後実際に住民からの質問が入ってくるかと思いますので、それを追加していき最終的には数百パターンになるかと思います。

Q,有効接種券番号の登録は、転入者等のための発行も見込まれるので、自治体側が図時行うという想定かと思うが、間違いないか。
A,はい、おっしゃる通りです。有効接種券を発行したら随時追加を行い、逆に転出した場合はその接種券は使用できなくなるので削除するといったオペレーションが必要になります。

Q,AIチャットへのリンクはどの画面に表示されますか?
A,先ほど紹介しましたので割愛させて頂きます。

Q,有効接種券番号を登録するとすぐに予約を受付可能になる仕様と思われるが、今後のアップロードで有効接種券番号登録後にすぐ受付可能にするのではなく、別途、予約開始のバッチ処理等を行ってから予約受付可能状況にするようなことは検討しているのか。
A,いいえ、現状、より優先度の高い機能がたくさんありますので検討しておりません。案内や有効接種券をギリギリで登録するといったオペレーションにてご対応頂ければと思います。

Q,【4月1日からの予約受付開始なのに、4月「上旬」に対応予定に予約枠の編集・削除】とか書いてあるけれど、確実に4月1日には予約受付が可能な状態にするように】
A,鋭意努力致します。

Q,AIチャットボットの親カテゴリは追加できるようですが、何項目ぐらいが適切な項目数でしょうか
A,10カテゴリは多いかと思います。パッと見て認識できる個数が6~7個が限界とされておりますので、現状5個に設定していますが多くても6~7個にして頂ければと思います。

Q,4月中旬対応の「各種通知の配信」がどういった通知をさしているのか
A,メールでの通知となります。パターンとしては5つで前日のリマインド、住民が予約操作を行った際、予約の変更・キャンセルを行った際、オペレーターが予約操作を行った際、予約の変更・キャンセルを行った際にそれぞれ通知が配信されます。

Q,現在のところ電話受付の際は1回目予約時に2回目予約も同時に確定させる方向(たとえば5月1日の1回目予約を取ったら続いて5月22非の予約も取ってもらう)で検討しているが、WEB予約でも対応可能か(単純に機能としての対応が困難な場合は、運用方法で可能とする方法を提示してもらいたい)
A,はい、システムのお申込の際に、同時予約の許可・不許可を選択頂いていますので、どちらのパターンでも対応可能です。同時予約をされたい場合は許可を選択頂ければと思います。

Q,市役所が設置する集団接種会場以外に、個別医療機関に本システムを使いたいと要望があった場合、閲覧権限を個別医療機関のみに限定して、医療機関にシステムを使ってもらうことは可能か?
A,はい、可能です。ほとんどの自治体様で個別医療機関でも本システムをご使用頂く想定で動かれているかと思います。その場合、会場権限のアカウントを発行して対応頂ければと思います。

Q,チャットにはテスト環境があるようですが、予約システムにはテスト環境がありますでしょうか。
A,逆になります。チャットにはテスト環境がありませんが、予約システムの方はテスト環境は重要なので設けています。

Q,LINEのリッチメニューで、WEB予約システムとチャットボットを、それぞれのリンクを張ることを想定しています。
A,LINEから予約サイトを開けばAIチャットボットを起動するボタンがついているので、LINEにはチャットボットのリンクは貼らなくても良いかと思います。

Q,想定される類義語のデータを頂くことは可能でしょうか。更新は各自治体で行うとしても、初期版を頂けると大変助かります。
A,初期のFAQおよび類義語はもちろん、更新されたFAQについても随時提供していきます。

Q,チャットボットだけ、開くURLは公開されますか?それとも、チャットボット使う場合は、必ずWEB予約システムの右下のアイコンで開くしかないですか?
A,AIチャットボットは、アカウント受領書に記載されている「AIチャットボットの埋め込みコード」をHP上に設置すれば設置できます。例えば、自治体様HPの該当ページにこの埋め込みコードを設置頂ければAIチャットボットが開きますので、そういった形で住民向けに周知頂ければと思います。

Q,予約システムの稼働率はどの程度保証されますでしょうか?現状想定されているユーザー数に耐えられる程度の設計で構築されていますでしょうか?また稼働開始後のメンテナンス等は想定せずに24H365日稼働で想定されていますか?万が一メンテナンスになった場合は利用者にはどのように表示されますか?
A,仕様書にも記載させて頂いておりますが、稼働率については99.5%になります。深夜の時間帯等でメンテナンスを行う時間も設けています。その場合「現在アクセスできません」といった表示がされる想定です。

Q,予約状況はCSVではきだせますか?
A,はい、可能です。

Q,AIチャットを非表示にできますか。
A,いいえ、できません。もし非表示にされたい場合は個別対応が必要ですので、パートナー企業様を通してご連絡頂ければと思います。

Q,ワクチンの供給量が潤沢に無い期間、1回目の接種予約が多く入ってしまい、2回目の予約をしたい人が取れなくなることを懸念しています。1回目と2回目の接種枠を別で管理する方法はないでしょうか。(コールセンターで非公開枠にて対応は、人口規模から考えて難しいです。)また、同時予約ができる別バージョンのシステムに今から変更することは可能なのでしょうか。
A,パートナー企業にご相談ください。

Q,V-SYSと連携はできますか?
A,現状V-SYSは他のシステムと連携できるように開発されていないはずですので、連携はできません。

Q,同時に2回分の予約受付はできますか?
A,お申込時に、同時予約の許可・不許可を自治体ごとに選択頂いていますので、同時予約をされたい場合は許可を選択頂ければと思います。

Q,予診のみで終了した人は、キャンセル手続きをする必要がありますか。
A,キャンセル、もしくは予診のみというステータスを付けて頂ければと思います。

Q,こちらも1度に2回分の予約ができるようにしたいです。
A,※重複した質問なので割愛

Q,システム障害が起きた場合の表示がどのような表示がでるか?
A,障害の種類にもよりますが、「現在混み合っています」等のメッセージが表示されます。

Q,システム障害がおきて、システムが使えない場合、コールセンターへ誘導ができないか?
A,サーバーが共通なのでアクセス障害の場合は全ユーザーに同じ画面が表示されますので、障害画面に出し分けることはできません。

Q,住民が予約時に既往歴の入力など自由記入欄はありますか?
A,弊社内で検討させて頂きます。

Q,リマインドのセグメント配信はできますか?
A,いいえ、できません。

Q,予約枠がなくても、仮予約はできますか?
A,「仮予約」の意味がわかりかねますが、予約枠が無い場合は予約できません。

Q,予約システムのログイン画面にある利用規約と、ハンバーガーメニュー内にあるプライバシーポリシーは別物ですか。また利用規約は管理画面で差し替えることは可能ですか。
A,・予約システムのログイン画面に~の質問いいえ、同じものになります。プライバシーポリシーは利用規約の表記ミスです。修正致します。
・また利用規約は~の質問いいえ、管理画面で差し替えるこてはできません。最初に一度作成頂いたものをお渡し頂き、それを弊社側でアップロードする形となります。

Q,ワクチンの種類が増えた場合、接種会場の接種可能ワクチンの追加が必要になると思いますがそれは各会場ごとに変更が必要でしょうか。一括での複数会場の一括変更等できますでしょうか。
A,各会場ごとに変更が必要です。CSVをご使用頂いて一括変更をして頂くことをおすすめ致します。

Q,予約済の状態で、接種済実績の投入は、何日以内に実施しなければ、ならない等の制約はありますか?本日は、セミナーありがとうございました。
A,システム上の制約はありませんが、政府の方針でなるべく早く実施するようにとなっているため、理想は翌日、遅くても一週間以内に対応頂くのが良いかと思います。

Q,質問をして回答いただいた件です。受付時にバーコード10桁を取り込み、後8桁を入力するとしたとき、自治体コード6桁をコピーして後2桁を入力するという回答かと思いましたが、OCR部分をOCRリーダーで読み込んだものが反映されれば18桁となりますが、バーコードリーダーでバーコード部分を読み取るという方法は必須なのでしょうか?
A,バーコードリーダーを使用する必要はありません。6桁の自治体番号と10桁の接種券番号を手入力すればログインすることができます。バーコードリーダーのご使用の場合は、OCRラインに対応した18桁の数字である必要があります。

Q,・1回目接種を優先させるという国の指針の出拠を教えてください。
A,自治体向けに共有されているQAの通し番号「52」に下記のように記載されています。【質問】2回目接種の予約は1回目の予約と同時に受けるのでしょうか。それとも1回目接種後に受けるのでしょうか。【回答】1回目のワクチンの配送時点で、2回目接種分を当該医療機関に配送できる日時等が不明のため、基本的には1回目接種後に再度2回目分の予約を受け付けていただくことを想定しています。

Q,アウトソーサーに1度で2回の予約が今のところできないから、選択できないと言われた。システム的に2回できるようになれば変更できると思うと言われた。最近も同様の質問をしたが、同時に2回の予約はできないと言われた。こういう場合は、どうすればいいのか?今からではできないと言われても、困る。
A,お申込時に、同時予約の許可・不許可を自治体ごとに選択頂いています。詳しくはパートナー企業にお問い合わせください

Q,予約枠を登録してなくても、仮予約として登録は可能ですか?
A,※重複した質問なので割愛

Q,政府の方針で1回目の接種を広くとありましたが、政府の方針が変われば2回分の予約受付に対応する可能性があるということですか?国からは間隔が空きすぎると有効性が不明なため、すみやかに3週間後に接種するようにとうかがっております。
A,※重複した質問なので割愛

Q,今日はありがとうございました。具体的な操作イメージがわかって安心しました。1つ質問ですが、予約枠設定の際に、開始時間と終了時間を入れるかと思いますが、終了時間を設定しないことは可能でしょうか?開始時間として設定した時刻ちょうどに来院してもらうようにしたいと医療機関から要望を受けています。
A,終了時間を設定しないことはできませんので、開始時間と終了時間を同じ時間に設定頂ければと思います。

Q,音声IVRは契約後に追加が可能ですか?
A,IVRは申込を締め切っており、現時点で追加は予定しておりません。

まとめ

今回、自治体およびパートナーの皆様から多くの質問と要望をいただきました。
いただいたご意見は社内のメンバーで共有しておりますので、今後の開発の参考にさせていただきます。

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『コロナワクチン接種予約管理システム』に求められる仕様一覧

ワクチン接種予約管理システムでは、迅速かつ安全に接種を進めていくために、細かい多くの要件が必要です。自治体独自で考慮し切るのは難しいと思うので、ぜひ弊社の予約管理システムの仕様書を参考にしてみてください!