医療機関向けに提供するコロナワクチン接種予約システムの概要
最終更新日：2022年1月7日
この記事は、音声認識システムやLINEミニアプリなどの先端システムを使って、『お問い合わせ革命』を実現する株式会社サイシードが作成しています。
急ぎ見積もりが必要な方は、こちらのフォームよりお問い合わせください。
>>ワクチン接種予約システムの予算お見積りフォーム
また、弊社サイシードが提供する予約管理システムに関する情報は全てこちらのページにまとめているので、合わせてご確認ください。
医療機関向け予約システムの特徴
サイシードは自治体用と職域接種用のシステムを提供しており、医療機関向けとしては職域接種用システムを提供しております。
自治体用は管理者が接種券情報を予め登録しておくのに対し、職域接種用は接種者自身が接種券情報の登録を行い、登録した情報でログインすることが特徴です。
予め接種者対象者を把握・管理することができない医療機関においても、職域接種用システムを使うことで、予約システムを導入できます。
医療機関向け予約システムの使い方
医療機関向け予約システムを使う上での前提と、基本的な使い方について紹介していきます。
自治体向け予約システムがベースになっているので、まずは下記の動画とを一通り見て操作の流れを理解いただき、さらに詳しい仕様については下記の記事を読んで頂くのが最も効率的かと思います。
その上で、自治体向けと医療機関向けで異なる点について説明していきます。
【管理画面での操作】
1,システムの全体像（3分）
2,会場・アカウント・予約枠のアップロード（16分）
3,予約メニューからの流れ（6分）
4,受付から接種実績（3分）
5,VRS登録（3分）
6,同時予約とセット予約について（8分）
7,一括予約（5分）
8,権限による違い（4分）
【住民サイトでの操作】
1,新規登録・ログイン（3分）
2,会場から探す（3分）
3,日付から探す（2分）
4,当日予約（2分）
管理画面で自治体向けと異なる点
接種予約の取得
管理画面から予約を取得する場合、事前に有効接種券を登録していないので「予約」ではなく、有効接種券の「登録」からヒアリングした接種券番号を（自己申告で）登録します。
登録完了時に表示されるモーダルで、「予約に進む」ボタンをクリックすると登録された内容がプリセットされた状態で「予約」に遷移しているので、「次へ進む」を押して住民情報登録に進みます。
以降の流れは同じです。
接種実績の登録
接種完了後、管理システム側で予約ステータスを「接種済み」に変更しますが、医療機関の環境からはVRSにcsvでアップロードすることはできません。
したがって、別途OCRタブレットで接種券を読み取るか、予診票と接種券を自治体に郵送するオペレーションになるかと思います。
住民画面で自治体向けと異なる点
接種者情報登録
病院がある自治体の近隣の方も病院で接種する可能性があるので、「自治体番号」を入力するフィールドを追加しています。
自治体番号、接種券番号、生年月日を入力して、個人情報の登録に進みます。
また、病院の診察券番号を入力できるフィールドも追加しています。
ログイン
登録が完了した後2回目以降の利用でログインする場合は、「ログイン」ボタンから、自治体番号・接種券番号・自身で登録したパスワードを入力してログインします。
マイページから予約を取得する流れは変わりません。
3回目接種への対応方法
接種者のこれまでの接種履歴がシステム上にないため、3回目接種は一律「1回目」として対応します。（3回目の接種券を持っている時点で接種対象者だと考えられるので、問題はありません。）
おすすめのオペレーション
医療機関では予約管理にかけられる人員が自治体ほど潤沢ではないと思うので、オペレーションについてもある程度制限することをおすすめします。
ここでは、多くの医療機関で採用している方法を紹介します。
予約サイトの告知
まず、初回登録に認証がかからない（＝誰でも登録できる）ので、予約サイトのURLを公開する場合はある程度公開範囲を制限するほうが良いです。
医院内での掲示・チラシ、医院のHP、医院から患者への郵送物での告知に留めておくのが良いでしょう。
提携クリニックからの予約
医院のかかりつけ医だけでなく、提携するクリニックからの患者を受け入れるケースも有るかと思います。
その際は、クリニックで予約を代行してもらうことが多いですが、管理画面の使い方を案内するのはかなり大変なので、患者の代わりに住民向けサイトから予約してもらうのが良いかと思います。
職域接種を受け入れている場合の管理方法
職域接種を受け入れる場合も、接種会場・枠を準備し、接種者に新規登録・予約してもらうという流れは同じです。複数の職域接種を受け入れる場合は、接種会場名や予約枠名によって接種者を所属ごとに振り分けるというオペレーションも可能です。
医療機関向け予約システムの申込方法
申し込みを希望される場合は、お問い合わせまたは資料をDLいただけると、こちらから連絡させていただきます。
費用には、システムの利用料だけでなく下記のサポートが含まれます。
・医院のシステム利用者への初期レクチャー1回
・住民向けサイトの予約マニュアル
・利用中のシステム操作に関する問い合わせ対応
※地元医師会への説明や、管理システムの操作マニュアル提供は含まれておりません。
※レクチャーや問い合わせ対応は基本的にオンラインでの対応となります
サイシードが提供する『コロナワクチン接種予約管理システム』では、複雑なワクチン接種の実務に対応できる様々な機能が搭載されています。
その機能や申込方法・納品スケジュールについて詳しく説明しているので、ぜひご覧ください！
