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LINE内アプリで労務管理！平均年齢57歳の職場に導入された山三交通の導入事例～

公開日:2019/12/06 最終更新日:2023/03/29

最終更新日：2019年12月13日
このブログは、LINEを活用したAIソリューションを提供する、LINE公式パートナーの株式会社サイシードが作成しています。
最新の事例や企業での活用方法を紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください！

比較的自由な働き方が可能で、個人事業主に近い感覚のドライバーが多い、タクシー業界。そんなタクシー業界では社内で勤務時間など連絡を取ることがとても重要になってきます。

しかし、現在導入されている勤怠システムは確認するのが手間で、重要な情報を見落としてしまったりなど利用しずらい点があり、利用者が少なくなって結局は電話に頼っている状態になってしまいました。そのため、電話が集中してなかなかつながらなかったり、発注ミスが発生するなどの問題があります。

今回はそんな課題を抱えていた山三交通がLINE内アプリを導入して連絡が密になり、働き方改革の一助にもなった実例を紹介します！

また、記事の最後では「LINE内アプリの導入で働き方が激変！山三交通導入事例」をプレゼントいたしますので、ぜひ最後までお付き合いくださいね！

この記事の目次

顧客向けの配車サービスが「勤怠連絡」に使われるように

年中無休の24時間営業ゆえ、昼日勤、夜日勤、そして2つを組み合わせた隔日勤務など複数のシフトが存在するタクシー業界。シフト管理の複雑に加え、ドライバーを定年退職後のセカンドキャリアとして選択する人も多いことから、高齢化が止まらない会社も多い。
山三交通も例外ではなく、ドライバーの中心世代は60代後半から70代で、全ドライバーの4割は60歳以上。同社の定年は70歳だが、勤務体系を変えながら働き続けるドライバーも少なくない。中高年でも使いやすい社内システムを導入するのは至難の業だが、山三交通ではLINE内アプリを活用したシステムによって解決しつつあるという。

「当初、LINE内アプリを社内で利用することは想定していませんでした。ドライバー向けのシステムを導入したきっかけは、LINEを活用したユーザー向け配車サービス。弊社のLINEアカウントをフォローしておくとメッセージを送るだけで指定場所まで迎車するというサービスで、ユーザーから乗車希望が来ると本部からドライバーにLINEで一斉通知を行うシステムでした。ローンチしたのは2017年11月でしたが、それがいつの間にか、ドライバーの間で勤怠連絡をするのに使われ始めたのです」と話すのは、同社の秋山社長。

経営層の思惑とはまったく異なる使い方が広まってしまったのだが、秋山社長や本部はむしろこれをチャンスと考えた。

「社員の年齢層が高い上に、コンピューターはもちろん、スマホすら触れたことがないという人も多かった。そのため、これまでにも勤怠管理システムなどを導入してきたものの、全員が使いこなすには程遠かったんです。せっかく新しいシステムを入れても、シフト管理や休みの連絡は直接電話してくるドライバーが大多数で業務部の忙しさが変わらない状況。そんなタイミングで『LINEなら使える』という社員が意外に多いことがわかり、それならLINEを活用したシステムを検討してみようと考えました」（秋川社長）

導入後、朝の電話が半減し業務部の仕事が効率化

ドライバーからの勤怠連絡は主に電話。業務部の大川氏は、社員の勤怠や経理関係を一手に担い、ドライバーからあれこれ連絡を受ける機会も多い。
「出勤直後、8時台は毎日のように電話ラッシュ。休む、遅れるといった連絡ひっきりなしに続き、電話は鳴りっぱなしです。誰かが休むと出番変更（だれがどの車をどの時間帯で担当するかの調整）をしなくてはいけないので、配車担当者に印刷やメモで伝達しなければいけませんし、配車担当者と私は毎朝のようにパニック。いつ伝達ミスが起きてもおかしくない状態でした。

LINE内アプリの導入後は、その電話連絡が半減しました。連絡が来た時点で情報共有できるので、電話対応しながらメモを取ったり、配車担当者に伝える必要もなくなり、本当に楽になりましたね。当日以外のシフト変更などを勤怠システムに入力するのも、手が空いた合間にできるようになり、本当に助かっています！」

電話が朝一番に集中してしまう原因は、始業時間だからというだけでなく、ちょうど日勤と夜勤の交代の時間だからというのもあるそうだ。LINEによる勤怠連絡も、朝の4時や5時台に送信されていることも珍しくないというのが、タクシー業界ならでは。
「仕事明けのタイミングのほうが連絡しやすいみたいですね」と大川氏も語るように、それぞれの都合の良いタイミングと即時性、双方を併せ持ったLINEの強みを活用した例だろう。また、若手の社員からは「休みの連絡はそれでなくても気がひけるので、電話よりもLINEのほうが気楽で良い」という意見も出ている。

独特の勤務体系に欠かせない！労働状況がリアルタイムにわかる

勤怠報告に加え、ドライバーにとっての利便性を考えるともう一つ欠かせない機能がある。それがリアルタイムにわかる「労働状況」チェックメニューだ。
働いた分だけ稼げるタクシードライバー。とはいっても無制限に乗り続けられるわけではなく、業界基準で日勤と夜勤を組み合わせた隔日勤務は262時間/月、日勤は299時間/月などと上限が定められている。隔日勤務の場合は1勤務中に3時間の休憩を取らなくてはならず、1週間ごとのシフトは3日働いて2日休む「332」と、3日働いて1日休む「331」のローテーションが基本だ。

このように複雑な勤務形態のため、上限時間を守りつつ働くにはドライバー自身による労働時間の把握と計画が欠かせないが、乗客の行先によっては1日あたりの労働時間を予想よりも上回ってしまうこともあり得るため、月ごとの累積時間を計算するのは意外と手間がかかる。

大川氏は、「ドライバーは帰庫後に日計表を提出し、それをもとに業務部が勤怠情報をシステムに登録するため、正確な累積労働時間をドライバーが知るのは翌日以降。翌日休みの場合やシステムを自分で使えないドライバーは、今月はあと何時間働けるのか、必然的に業務部へ問い合わせなくてはなりません。この電話問い合わせが日に数件以上あり、意外と負担が大きくて……。私一人で担当しているため、電話をとってシステムを操作しながら説明して――という作業だけでもかなりの時間を割いていたんです。でもLINE内アプリを導入してからは、この問い合わせが明らかに減り、別の事務作業などに集中できるようになりました」と語る。

「労働時間の累計をもとに運行管理者がシフト調整するので、残業が多いドラィバーは月末に公出できないこともあります。労働時間がリアルタイムでわかれば、『お客さんが少ない日は早めに上がり、悪天候の日など稼ぎやすい日に長時間働こう』という具合に、ドライバー自身が効率よく稼ぐためのツールとして非常に有効だと思います」と秋山社長もその効果を実感している。