コロナワクチン

ワクチン接種予約管理システムの仕様紹介

最終更新日:2021年7月1日

この記事は、音声認識システムやLINEミニアプリなどの先端システムを使って、『お問い合わせ革命』を実現する株式会社サイシードが作成しています。

代表 中村
サイシード代表の中村です。
弊社の『コロナワクチン接種専用予約管理システム』の中の自治体・コールセンター等で利用する「予約管理システム」の仕様を紹介します。
現在もアップデートを続けていますが、実際の画面を使いながら詳しい使い方を紹介していきます。

急ぎ見積もりが必要な方は、こちらのフォームよりお問い合わせください。
>>ワクチン接種予約システムの予算お見積りフォーム

また、弊社サイシードが提供する予約管理システムに関する情報は全てこちらのページにまとめているので、合わせてご確認ください。

予約管理システム概要

『コロナワクチン接種専用予約管理システム』は新型コロナウイルスのワクチン接種予約の予約、及び接種実績の管理を行うためのシステムです。
住民は、webブラウザ・LINE・電話(・自動音声)の様々な手段から予約することができ、それぞれの予約は、自治体(事務局)側で一元管理できます。
オペレーターが住民から電話を受けて、代わりに予約することも可能です。
自治体は予約管理システムを利用して住民の予約管理、当日の接種会場での受付と接種後の実績登録までの運用で利用します。

まずは、システムを利用する大まかな流れを下記の動画で確認いただき、それ以上に細かい情報や操作方法が知りたい場合は、マニュアル的に見ていただくのがおすすめです。

【管理画面での操作】
1,システムの全体像(3分)
2,会場・アカウント・予約枠のアップロード(16分)
3,有効接種券アップロード(4分)
4,有効接種券個別登録(2分)
5,予約メニューからの流れ(6分)
6,受付から接種実績(3分)
7,VRS登録(3分)
8,同時予約とセット予約について(8分)
9,一括予約(5分)
10,権限による違い(4分)

ここからは、予約管理システムの各ページの使い方をマニュアルとして順に紹介していきます。

ログイン機能

初めに、自治体番号、弊社が発行したマスタIDとパスワードで管理画面へログインします。
マスタIDは全ての権限を持つアカウントであり、1自治体につき1つしか発行しませんので、取り扱いにはご注意ください。
また、予約管理システムを利用する全てのユーザーは、利用規約に同意する必要がありますので、予めご確認ください。

ログイン前画面_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

ログイン後は、アカウントの登録や会場登録、時間枠の設定等が行えるようになります。
予約管理システムでは以下の①~㉓までのページが設けられています。詳細を順に説明していきます。

予約管理システム全体の画面遷移図_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

ログイン後の管理画面の構成から説明します。
画面左にはメニューが表示されていて、接種予約枠以下のカテゴリーでは左の下矢印マークをクリックすると展開し、その中に格納されているメニューを表示させることが出来ます。

メニューの基本構成_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

接種会場の登録と確認方法

会場登録方法_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

マスターIDでログインしたら、まず初めに会場の登録を行うことを推奨しています。
会場登録をしないでアカウント登録から始めてしまうと、会場権限のアカウント(特定の会場のみを操作することができるアカウント)を発行することが出来ないためです。

④-1 管理画面から個別登録する方法

入力画面に従って接種会場の情報を入力し、登録します。
会場には集団接種会場/個別接種会場関係なく、弊社のシステムを利用予定の全ての会場を登録します。
各会場には、会場番号を自治体で自由に決めて頂く必要があるので、あらかじめ準備しておくと良いでしょう。

会場登録_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

登録欄には、住所や最寄り駅以外に、自由記入欄を用意しているので、各会場ごとで駐輪場や託児所の有無、聴覚障がい者向けサポート可否等、追加で記載したい事項を入力することも可能です。

また会場には公開・非公開の概念があり、住民向けサイトでの検索に表示させたくない会場(ワクチンを供給できないが準備だけしておきたい会場)については、非公開で登録することが出来ます。

④-2 csvから一括で登録する方法

会場を一括登録する際は、「一括登録」画面の「接種会場登録」からサンプルcsvファイルをダウンロードし、必要な情報を入力してアップロードしてください。

接種会場のcsvアップロード_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

なお、会場の取り扱いワクチンや公開設定など、一部の会場情報も一括で変更することができます。会場情報の一括変更を行う場合は、「接種会場情報編集」にcsvファイルをアップロードしてください。

⑤会場一覧

会場登録で登録した会場を一覧で確認できるページです。
「会場番号」「会場名」で検索することもできますし、該当の会場の詳細ボタンを押して登録時の情報を編集することも可能です。

会場一覧_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

⑥会場詳細

会場登録と同じようなページで、会場の情報を編集することが出来ます。

会場詳細_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

アカウントの追加

①-1 管理画面から個別登録する方法

アカウントの登録_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

会場の登録が完了したら、次にアカウントの登録を行います。
アカウント権限には「管理者」「コールセンター一般」「会場責任者」「会場一般」 の4種類のデフォルトの権限があります。

それぞれの権限の用途を簡単に紹介すると、
「管理者」は自治体担当者やコールセンターが利用することを想定しており、全ての機能の利用権限を与えられています。

「コールセンター一般」はコールセンターのオペレーターの利用を想定しており、その自治体全体の会場に対する予約や予約枠の登録が可能です。
ただし、オーバーブッキングや接種間隔を無視したイレギュラー操作はできません。

「会場責任者」は、各接種会場の責任者が利用するアカウントです。自会場を予約した住民の操作は可能ですが、自会場以外の住民の検索や会場登録が出来ません。

「会場一般」は会場接種受付や接種実績登録を行う担当者が利用する権限です。アルバイトの利用も想定して、会場責任者はオーバーブッキングや接種間隔を無視した予約が可能であるのに対して、会場一般権限ではイレギュラーな操作は出来ないように設定しています。

それぞれの権限は記事後半でエクセルDL可能です。

アカウントを個別に登録する際は、「アカウント登録」画面から必要情報を入力してください。

①-2 csvから一括で登録する方法

アカウントは、csvを使って一括で登録することもできます。一括登録する際は、アカウントの「一括登録」画面からサンプルcsvファイルをダウンロードし、必要な情報を入力してアップロードしてください。

② アカウント一覧

登録されているアカウントの一覧が表示される画面です。「名前」「権限」「担当会場」から登録済みのアカウントを検索することが出来ます 。

アカウント一覧_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

③アカウント詳細

こちらも登録時と同様に、編集できる画面が表示されます。

有効接種券の登録・確認方法

有効接種券登録_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

アカウントの登録が完了したあとは、有効接種券の登録に進みます。
今回、住民は予約サイトで
・自治体で発行した有効な接種券番号
・ 接種券番号に対応する本人の生年月日

でログインを行います。
したがって、この2項目を予約管理システムに予め登録しておく操作が、有効接種券の登録になります。

⑦-1 管理画面から個別登録する方法

登録したい接種券の「自治体番号」「接種券番号」「生年月日」を入力します。
接種は原則住民票のある自治体で行いますが、単身赴任や長期入院などやむを得ない事情で住民票がある市町村で接種できない人もいます。
その人は、「住所地外の接種申請」を行うことで、現在の居住地でワクチンの接種ができます。 そのため他の自治体番号の接種券であっても登録できる仕様にしております。

有効接種券の登録_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

⑦-2 csvから一括で登録する方法

「サンプルcsvダウンロード」ボタンをクリックすると、csvアップロードのための形式ファイルをダウンロード出来ます。
形式に従って内容を入力し、アップロードしてください。
※エクセルでは桁数が長い数字は自動で指数に変換されてしまいます。そのままアップロードするとエラーになるので、ご注意ください。

有効接種券のcsvアップロード_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

⑧有効接種券の一覧

登録された有効な接種券一覧を表示する画面です。「自治体番号」「接種券番号」から検索することが出来ます。

アカウント一覧_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

⑨有効接種券詳細

登録した接種券が間違っている場合に生年月日を変更する、または転出したり誤って登録した接種券を削除する際に使用する画面です。
接種券一覧に表示されている対象の接種券の行の「詳細」をクリックすると表示されます。

主な機能は3つで、
・転出時などに、有効接種券を削除する
・接種券の生年月日を変更する(接種券の生年月日を変更すると、住民向けサイトのログインパスワードも変更後の生年月日にリセットされます。)
・予約サイトの利用設定(対象接種券のサイトの利用を不可にすることができます)

有効接種券の詳細_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

接種予約枠の登録・確認方法

接種予約枠登録_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

有効接種券の登録と前後して行うのが、接種予約枠の登録です。
各会場ごとに、配送されるワクチン数とスケジュールを見て、予約枠を設定・随時変更していきます。

・自治体担当者など「管理者アカウント」すべての会場の予約枠
・特定会場のみを管理する「会場アカウント」自会場の予約枠
を登録することが可能です。
接種開始からしばらくの間はワクチンの供給が安定しないと考えられるため、予約枠を少なめに設定しておき、ワクチンの配送が確定した後に増枠されることを推奨します。

また予約枠にも、会場と同様に公開/非公開という概念があり、「公開」に設定すると住民向けの予約サイト及び音声IVRでの予約対象になります。
「非公開」枠は、未確定の予約枠の下書きや電話予約専用の枠として利用することが出来ます。
予約は先着順になりますが、「オーバーブッキング権限」が付与されているアカウントは、設定していた予約数を超えての予約も可能なので、2人が同時に予約した場合でも問題ありません。

⑩-1 管理画面から個別登録する方法

STEP1
画面右上の「予約枠の追加」ボタンをクリックし、追加用のモーダルを表示します。
STEP2
登録フォームの各項目を入力して、「追加」ボタンをクリックします。「予約枠名」は必須なので、入力してください。
STEP3
複数の予約枠を登録する場合は、STEP1,2の操作を繰り返します。
STEP4
予約枠の追加が完了したら「予約枠登録」ボタンをクリックして、確認モーダルで「確定」をクリックします。

接種予約枠の個別登録_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

⑩-2 csvから一括で登録する方法

「サンプルcsvダウンロード」ボタンをクリックすると、csvアップロードのための形式ファイルがダウンロード出来ます。
形式に従って内容を入力し、アップロードしてください。

csvフォーマットの特徴としては、予約開始年/月/日/時間/分/終了時間/分のカラムが全て分かれています。
今回は15分や30分など、かなり細かく区切った予約枠を多数作成することが想定されるため、作成がしやすくミスを防ぐためにこのような形式にしています。

接種予約枠のcsvアップロード _サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

⑪接種予約枠の一覧

登録した予約枠の一覧を表示するページです。「接種会場」「ワクチン種別」「開始日時」「終了日時」から検索することが出来ます。
また、一括で公開設定を変更することも可能です。

接種予約枠の一覧_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

⑫接種予約枠の詳細

各接種予約枠の「詳細」をクリックすると、その時間で予約している住民(自治体番号と接種券番号)の一覧が、ステータスとともに表示されます。
自治体で取得対象にしていればセイ・メイも表示されるので、この画面を印刷して医療機関にFAXして当日の予約者を知らせるオペレーションも可能です。

接種予約枠の詳細_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

以上の設定が完了すると、住民は予約システムから接種予約を行うことが出来るようになります。
ここまでが準備でした!

当日枠の設定

通常の予約枠は翌日以降のものしか予約できませんが、突然のキャンセルで余った予約枠を当日予約できるように開放する機能が、「当日予約機能」です。
新規予約枠作成時や予約枠詳細から、「当日枠設定」を有効にすることで利用できます。
※ csvで予約枠を一括登録する方法では、当日枠の設定はできません。

当日枠の設定(新規作成時)_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

セット予約機能

通常の予約枠では1回目の接種予約と2回目の予約を別々に行いますが、1回目の接種予約の際に2回分の予約を自動的に行える枠を作成する機能が「セット予約機能」です。
セット予約枠は、csvでの一括登録時には「2回分セット予約枠作成」から登録を行うことで、また個別登録時には予約枠登録フォームの「詳細設定」から「2回分セット予約枠作成」を有効にすることで作成できます。

セット予約枠作成(csv)_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム
セット予約枠作成(個別登録)_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

お知らせ投稿機能

住民の予約サイトのログイン画面、およびマイページに重要な案内を掲出し、問い合わせを削減できるのがお知らせ機能です。

お知らせのイメージ_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

⑳お知らせ新規投稿

お知らせは、タイトル・概要・本文の3つの要素で構成されます。公開設定が「非公開」の場合、住民向けサイトには表示されません。
投稿画面で必要情報を全て入力すると「投稿」ボタンが活性になるのでクリックし、確認モーダルで「確定」を押せば投稿完了です。(概要は任意)

お知らせ新規投稿_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

㉑お知らせ一覧

作成されたお知らせの一覧が表示されます。
お知らせは、1つだけ表示することを推奨していますが、最大3つまで掲載可能です。公開になっている投稿が4つ以上ある場合は、作成日時が新しいもの3つだけが表示されるようになっています。

操作ログ出力

管理画面の操作ログをcsvファイルで出力することができます。ワクチン予約に関して何か問題が発生した場合に、操作に間違いはなかったかなど、その原因を探すために使います。なお、なお、本機能で取得できるのは管理画面の操作情報のみで、住民サイトの操作情報は取得できません。

操作ログ出力_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

実際の日々の運営の中で使う操作

ここからは接種の予約から接種後の登録まで、日々の事業運営で利用する機能を説明していきます。

⑬予約

予約ページ_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

「予約」画面は、住民から電話を受けて予約を代行するコールセンターのオペレーターが利用します。
オペレーターは住民から聞いた接種券番号と生年月日を入力し、接種の予約代行を行います。
「次に進む」ボタンを押すと、「⑭住民情報登録」ページに進みますが詳しくは後述します。
また、管理者権限でのみ、csvを使って複数の予約を一括して行うこともできます。この「一括予約機能」についての詳細は、後述の「一括予約」をご覧ください。

⑰受付

「受付」画面は、接種会場で入場時に予約確認を行う『受付係』と、接種実績を登録する『接種済証発行係』が利用します。

接種会場の流れイメージ
受付ページ_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

まず接種会場に向かうと受付係が「受付」メニューから、接種券番号を入力もしくは接種券のバーコードを読み取り、後述の「⑮住民情報詳細」ページに進んで予約情報を確認します。

ここで、
・予約をしている→そのまま先に進む
・予約をしていない→予約をしてもらうか、満席であれば後日
など、自治体ごとに対応方針は異なります。

そのまま進んでいき、医師の問診と看護師によるワクチン接種が完了すると、接種済証発行係に進みます。
ここでも該当住民の接種券番号を入力もしくはバーコードで読み取り、「⑮住民情報詳細」ページに進んで接種実績を登録します。
この際、医師の判断によって当日ワクチン接種出来なかった人はステータスを「予診のみ」にする必要がありますが、誤って「接種済み」にしてしまうと1回接種したとカウントされてしまうため注意が必要です。

⑱住民検索

住民検索_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

コールセンターに電話があった際にその人の情報を確認する時や、接種会場の受付で予約が確認できなかった住民のステータス確認を行う際など、住民の情報を知りたい際に広く利用できる画面です。
接種券番号、電話番号、姓(カナ)、名(カナ)で絞り込むことができ、「詳細」を押すと「⑮住民情報詳細」ページに遷移します。

⑲-1 接種実績一覧

ここでは、住民の予約ステータス・接種ステータスの確認とステータス変更することが出来ます。
「接種会場」「ワクチン種別」「日付」「予約枠」から検索できでき、絞り込んだ住民に対してワクチン番号の変更とステータスの変更を一括で行うことが出来ます。
利用シーンとしては、特定の予約枠ごとに、来なかった人を一括でキャンセルに変更したり、接種実績を登録するための画面です。

接種実績一覧_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

⑲-2 接種実績一覧の一括変更

存在する予約に対して接種結果(キャンセルになった場合はそのステータス)をcsvで一括で登録するための機能です。
あくまでも予約と紐付いているので、予約がない実績は登録することが出来ません。

⑭住民情報登録

初めて予約を受け付ける際は、まずこのページで住民情報を登録します。
住民向けサイト側の設定に関わらず、管理画面側では全ての情報が任意項目になるので、自治体ごとに取得が必要な情報を入力してください。
2回目以降の予約の際には、既に住民情報が登録されているので、「⑮住民情報詳細」に進みます。

住民情報登録_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

⑮住民情報詳細

予約や受付などの住民情報の変更を伴う操作は、全てこの住民情報画面に遷移して操作するので、ハブページになります。
主に、
1. 住民の登録情報の入力・変更
2. 予約の登録・変更
3. 接種実績の登録・変更
という、運用で重要な操作を行うことができます。

住民情報詳細_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

⑯接種予約

「⑭住民情報登録」または「⑮住民情報詳細」ページから、新規予約のボタンを押して接種予約をするためのページです。
・接種会場
・会場に紐づくワクチン
・接種予約枠
を選択して、予約を行うことが出来ます。表示されるアイコンで残りの予約枠を確認しながら選択することができます。なお、接種予約枠一覧の下部に「セット予約一回目」と表示される枠で予約すると、2回目の接種日時も自動的に予約されます。

接種予約_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

一括予約

通常、予約は個別的に行いますが、管理者権限でのみ、複数の予約を一括して行うことができます。
一括予約には、「通常一括予約」と「データインポート用一括予約」という二つの機能があります。「通常一括予約」は、自治体(事務局)側から予め接種日を指定するオペレーションを行う場合に、「データインポート用一括予約」は、他システムからの移行時や、本システム外の予約を一元管理する場合に利用します。
一括予約は、「予約操作」にある「一括予約」画面からcsvファイルをアップロードすることで行うことができます。

一括予約_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

㉔VRS用csvダウンロード

予約を取得するだけでなく接種実績(ロット番号、医師名、接種回数)を登録し、それをVRSにアップロードできるcsvとして出力する機能がついています。
特に集団接種会場では短時間に多くの人数をさばく必要があるため、読み取りに10秒程度かかるOCRタブレットではなく当予約管理システムで一括処理することをおすすめしています。

STEP1
「接種履歴登録日」で出力対象の期間を選択します。 この日付は、「ステータス」「医師名」「ロット番号」「接種回数」のどれかの項目を登録・更新した最新の日付です。 接種日ではないので、ご注意ください。
STEP2
期間を入力すると「ダウンロード」ボタンが有効化されるので、クリックするとcsvファイルがDLされます。
※VRSのフォーマットに合わせて文字コードはUTF8(BOM無)なので、windowsのエクセルでそのまま開くと文字化けしますが正常な挙動です。

VRS用csvダウンロード _サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

㉕接種実績csvダウンロード

登録された予約を条件で絞り込み、csvでダウンロードするためのページです。 使い方は、予約状況・実績の一覧ページとほぼ同じ操作になります。

STEP1
変更したい対象の予約の条件を、上部のフィルタから絞り込みます。 重たい処理なので、日付の入力は必須です。
STEP2
「ダウンロード」ボタンを押すと条件に合致するデータがcsvで出力されます。

接種予約状況・実績csvダウンロード _サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

メール受信設定

自治体から住民へ新規予約・キャンセル・リマインドの際に確認メールが配信されるメール配信機能があります。
このメールの受信設定は住民がすることもできますが、管理画面からも行うことができます。管理画面の住民情報登録からメール受信の設定が可能です。

メール受信設定_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

しかし、住民からメール配信の同意を得るためとシステムの都合上、受信設定を一括変更することはできません。

システムのバージョンアップについて

ここまでは、現在の予約管理システムの各機能を説明してきました。
国からの方針、自治体・アウトソーサーの要望を踏まえてシステムは随時アップデートしていきます。
最新の状況は下記の記事で紹介していくので、合わせてご覧ください。

各種ファイルのDLリンクについて

重要なファイルについては、こちらにDLリンクを掲載します。
高頻度で更新を行っているので、バージョンが変わった際には、最新版をDLしてご確認ください。

権限ごとのメニュー一覧

予約管理者の権限ごとに扱えるメニューの一覧です。
・210528_権限リスト_ver1.09

csvのフォーマットルール

会場登録、アカウント登録、有効接種券、接種予約枠ではcsvによる一括登録が可能です。
ただし、csvは厳密にルールが決められているので、最新のファイルをDLしてルールに沿う形でご用意ください。
・210515_csvルール_ver1.15

利用規約

Webサービスを利用するためには利用規約が必要です。
利用規約には、下記の2種類がそれぞれ必要です。
●サイシードが予約管理者に対して定めるもの
弊社の予約管理システムを利用するユーザー(予約管理者)全員が同意する必要があります。契約書とセットになるので予めご確認ください
予約管理者向け利用規約(pdf)

●各自治体が住民向けサイトを利用する住民に対して定めるもの
自治体ごとに自由に定めて構いません。ただ、急にWEBサービスの利用規約を作成するのも難しいと思いますので、弊社側で雛形を用意しております。
特別な事情がない限りはこちらをご利用ください。
自治体向け利用規約雛形(word)

まとめ

長くなりましたが、予約管理システムの各画面と機能を紹介しました。
文章だと伝わりにくい部分もあるので、随時動画を追加していきます。

見積もりが必要な方は、こちらのフォームよりお問い合わせください。
>>ワクチン接種予約システムの予算お見積りフォーム

『コロナワクチン接種予約管理システム』に求められる仕様一覧

ワクチン接種予約管理システムでは、迅速かつ安全に接種を進めていくために、細かい多くの要件が必要です。自治体独自で考慮し切るのは難しいと思うので、ぜひ弊社の予約管理システムの仕様書を参考にしてみてください!