コロナワクチン

ワクチン接種予約管理システムの仕様紹介

最終更新日:2021年3月30日

この記事は、音声認識システムやLINEミニアプリなどの先端システムを使って、『お問い合わせ革命』を実現する株式会社サイシードが作成しています。

代表 中村
サイシード代表の中村です。
当初の記事公開予定よりも1週間ほど遅れてしまいました…
お待たせしましたが弊社の『コロナワクチン接種専用予約管理システム』の中の自治体・コールセンター等で利用する「予約管理システム」の仕様を紹介しますします。
現在も細かい部分の開発を進めていますが、実際の画面を使いながら詳しい使い方を紹介していきます。

急ぎ見積もりが必要な方は、こちらのフォームよりお問い合わせください。
>>ワクチン接種予約システムの予算お見積りフォーム

また、弊社サイシードが提供する予約管理システムに関する情報は全てこちらのページにまとめているので、合わせてご確認ください。

予約管理システム概要

『コロナワクチン接種専用予約管理システム』は新型コロナウイルスのワクチン接種予約の予約、及び接種実績の管理を行うためのシステムです。
住民は、webブラウザ・LINE・電話(・自動音声)の様々な手段から予約することができ、それぞれの予約は、自治体(事務局)側で一元管理できます。
オペレーターが住民から電話を受けて、代わりに予約することも可能です。
自治体は予約管理システムを利用して住民の予約管理、当日の接種会場での受付と接種後の実績登録までの運用で利用します。

ここからは、予約管理システムの各ページの機能を紹介していきます。
そもそもどのような機能があるかを把握したい方は、まず「仕様書」をDLいただくと良いと思います。

また全体的な操作の流れについては、3/10,11に開催した自治体向け説明会のアーカイブを見ていただくとわかりやすいかと思います。

ログイン機能

初めに、自治体番号、弊社が発行したマスタIDとパスワードで管理画面へログインします。
マスタIDは全ての権限を持つアカウントであり、1自治体につき1つしか発行しませんので、取り扱いにはご注意ください。
また、予約管理システムを利用する全てのユーザーは、利用規約に同意する必要がありますので、予めご確認ください。

ログイン前画面_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

ログイン後は、アカウントの登録や会場登録、時間枠の設定等が行えるようになります。
予約管理システムでは以下の①~㉓までのページが設けられています。詳細を順に説明していきます。

予約管理システム全体の画面遷移図_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

ログイン後の管理画面の構成から説明します。
画面左にはメニューが表示されていて、接種予約枠以下のカテゴリーでは左の下矢印マークをクリックすると展開し、その中に格納されているメニューを表示させることが出来ます。

メニューの基本構成_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

接種会場の登録と確認方法

会場登録方法_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

マスターIDでログインしたら、まず初めに会場の登録を行うことを推奨しています。
会場登録をしないでアカウント登録から始めてしまうと、会場権限のアカウント(特定の会場のみを操作することができるアカウント)を発行することが出来ないためです。

④会場登録

入力画面に従って接種会場の情報を入力し、登録します。
会場には集団接種会場/個別接種会場関係なく、弊社のシステムを利用予定の全ての会場を登録します。
各会場には、会場番号を自治体で自由に決めて頂く必要があるので、あらかじめ準備しておくと良いでしょう。

会場登録_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

登録欄には、住所や最寄り駅以外に、自由記入欄を用意しているので、各会場ごとで駐輪場や託児所の有無、聴覚障がい者向けサポート可否等、追加で記載したい事項を入力することも可能です。

また会場には公開・非公開の概念があり、住民向けサイトでの検索に表示させたくない会場(ワクチンを供給できないが準備だけしておきたい会場)については、非公開で登録することが出来ます。

⑤会場一覧

会場登録で登録した会場を一覧で確認できるページです。
「会場番号」「会場名」「住所」で検索することもできますし、該当の会場の詳細ボタンを押して登録時の情報を編集することも可能です。

会場一覧_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

⑥会場詳細、⑦会場情報変更

会場登録と同じようなページで、会場の情報を編集することが出来ます。
現在は会場詳細から登録情報を変更することが出来ますが、将来的に詳細ページと変更ページを分ける可能性があります。

会場詳細_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

アカウントの追加

① アカウント登録

アカウントの登録_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

会場の登録が完了したら、次にアカウントの登録を行います。
アカウント権限には「管理者」「コールセンター一般」「会場責任者」「会場一般」 の4種類のデフォルトの権限があります。

それぞれの権限の用途を簡単に紹介すると、
「管理者」は自治体担当者やコールセンターが利用することを想定しており、全ての機能の利用権限を与えられています。

「コールセンター一般」はコールセンターのオペレーターの利用を想定しており、その自治体全体の会場に対する予約や予約枠の登録が可能です。
ただし、有効接種券の一括登録やアカウントの登録は出来ません。

「会場責任者」は、各接種会場の責任者が利用するアカウントです。自会場を予約した住民の操作は可能ですが、自会場以外の住民の検索や会場登録が出来ません。

「会場一般」は会場接種受付や接種実績登録を行う担当者が利用する権限です。アルバイトの利用も想定して、会場責任者はオーバーブッキングや接種間隔を無視した予約が可能であるのに対して、会場一般権限ではイレギュラーな操作は出来ないように設定しています。

それぞれの権限は記事後半でエクセルDL可能です。
さらに、細かいオペレーション設計に対応できるように、各権限ではユーザーごとに◯になっている機能を✕に変更することが可能です。(✕を◯にはできません。)

② アカウント一覧

登録されているアカウントの一覧が表示される画面です。「名前」「権限」「担当会場」から登録済みのアカウントを検索することが出来ます 。

アカウント一覧_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

③アカウント詳細

こちらも登録時と同様に、編集できる画面が表示されます。

有効接種券の登録・確認方法

有効接種券登録_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

アカウントの登録が完了したあとは、有効接種券の登録に進みます。
今回、住民は予約サイトで
・自治体で発行した有効な接種券番号
・ 接種券番号に対応する本人の生年月日

でログインを行います。
したがって、この2項目を予約管理システムに予め登録しておく操作が、有効接種券の登録になります。

⑧-1 管理画面から有効接種券を個別登録する方法

登録したい接種券の「自治体番号」「接種券番号」「生年月日」を入力します。
接種は原則住民票のある自治体で行いますが、単身赴任や長期入院などやむを得ない事情で住民票がある市町村で接種できない人もいます。
その人は、「住所地外の接種申請」を行うことで、現在の居住地でワクチンの接種ができます。 そのため他の自治体番号の接種券であっても登録できる仕様にしております。

有効接種券の登録_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

⑧-2 csvから一括で 有効接種券を登録する方法

「サンプルcsvダウンロード」ボタンをクリックすると、csvアップロードのための形式ファイルをダウンロード出来ます。
形式に従って内容を入力し、アップロードしてください。
※エクセルでは桁数が長い数字は自動で指数に変換されてしまいます。そのままアップロードするとエラーになるので、ご注意ください。

有効接種券のcsvアップロード_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

⑨有効接種券の一覧

登録された有効な接種券一覧を表示する画面です。「自治体番号」「接種券番号」から検索することが出来ます。

有効接種券の一覧_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

接種予約枠の登録・確認方法

接種予約枠登録_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

有効接種券の登録と前後して行うのが、接種予約枠の登録です。
各会場ごとに、配送されるワクチン数とスケジュールを見て、予約枠を設定・随時変更していきます。

・自治体担当者など「管理者アカウント」すべての会場の予約枠
・特定会場のみを管理する「会場アカウント」自会場の予約枠
を登録することが可能です。
接種開始からしばらくの間はワクチンの供給が安定しないと考えられるため、予約枠を少なめに設定しておき、ワクチンの配送が確定した後に増枠されることを推奨します。

また予約枠にも、会場と同様に公開/非公開という概念があり、「公開」に設定すると住民向けの予約サイト及び音声IVRでの予約対象になります。
「非公開」枠は、未確定の予約枠の下書きや電話予約専用の枠として利用することが出来ます。
予約は先着順になりますが、「オーバーブッキング権限」が付与されているアカウントは、設定していた予約数を超えての予約も可能なので、2人が同時に予約した場合でも問題ありません。

⑩-1 管理画面から個別登録する方法

メニューから「接種予約枠」→「登録」を押すと、一行ごとに予約枠を登録する項目が表示されます。
ここに、予約枠名/会場/ワクチン種別/日時/上限人数
を登録していきます。
行を増やす場合は右側の「追加」ボタンを押して増やしていきます。
登録したい枠の追加が完了したら、下部の「予約枠の作成」ボタンをクリックします。

接種予約枠の個別登録_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

⑩-2 csvから一括で登録する方法

「サンプルcsvダウンロード」ボタンをクリックすると、csvアップロードのための形式ファイルがダウンロード出来ます。
形式に従って内容を入力し、アップロードしてください。

csvフォーマットの特徴としては、予約開始年/月/日/時間/分/終了時間/分のカラムが全て分かれています。
今回は15分や30分など、かなり細かく区切った予約枠を多数作成することが想定されるため、作成がしやすくミスを防ぐためにこのような形式にしています。

接種予約枠のcsvアップロード _サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

⑪接種予約枠の一覧

登録した予約枠の一覧を表示するページです。「接種会場」「ワクチン種別」「開始日時」「終了日時」から検索することが出来ます。
また、一括で公開設定を変更することも可能です。

接種予約枠の一覧_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

⑫接種予約枠の詳細

各接種予約枠の「詳細」をクリックすると、その時間で予約している住民(自治体番号と接種券番号)の一覧が、ステータスとともに表示されます。

接種予約枠の詳細_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

以上の設定が完了すると、住民は予約システムから接種予約を行うことが出来るようになります。
ここまでが準備でした!

お知らせ投稿機能

お知らせ投稿機能に関わる⑳~㉒のページはフェーズ2で実装するのでお待ち下さい。

操作ログ出力

操作ログの出力はフェーズ2で実装するのでお待ち下さい。

実際の日々の運営の中で使う操作

ここからは接種の予約から接種後の登録まで、日々の事業運営で利用する機能を説明していきます。

⑬予約

予約ページ_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

「予約」画面は、住民から電話を受けて予約を代行するコールセンターのオペレーターが利用します。
オペレーターは住民から聞いた接種券番号と生年月日を入力し、接種の予約代行を行います。
「次に進む」ボタンを押すと、「⑭住民情報登録」ページに進みますが詳しくは後述します。

⑰受付

「受付」画面は、接種会場で入場時に予約確認を行う『受付係』と、接種実績を登録する『接種済証発行係』が利用します。

接種会場の流れイメージ
受付ページ_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

まず接種会場に向かうと受付係が「受付」メニューから、接種券番号を入力もしくは接種券のバーコードを読み取り、後述の「⑮住民情報詳細」ページに進んで予約情報を確認します。

ここで、
・予約をしている→そのまま先に進む
・予約をしていない→予約をしてもらうか、満席であれば後日
など、自治体ごとに対応方針は異なります。

そのまま進んでいき、医師の問診と看護師によるワクチン接種が完了すると、接種済証発行係に進みます。
ここでも該当住民の接種券番号を入力もしくはバーコードで読み取り、「⑮住民情報詳細」ページに進んで接種実績を登録します。
この際、医師の判断によって当日ワクチン接種出来なかった人はステータスを「予診のみ」にする必要がありますが、誤って「接種済み」にしてしまうと1回接種したとカウントされてしまうため注意が必要です。

⑱住民検索

住民検索_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

コールセンターに電話があった際にその人の情報を確認する時や、接種会場の受付で予約が確認できなかった住民のステータス確認を行う際など、住民の情報を知りたい際に広く利用できる画面です。
接種券番号、電話番号、姓(カナ)、名(カナ)で絞り込むことができ、「詳細」を押すと「⑮住民情報詳細」ページに遷移します。

⑲-1 予約状況・実績一覧/変更

ここでは、住民の予約ステータス・接種ステータスの確認とステータス変更することが出来ます。
「接種会場」「ワクチン種別」「日付」「予約枠」から検索できでき、絞り込んだ住民に対してワクチン番号の変更とステータスの変更を一括で行うことが出来ます。
利用シーンとしては、特定の予約枠ごとに、来なかった人を一括でキャンセルに変更したり、接種実績を登録するための画面です。

接種予約状況・実績一覧/変更_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

⑲-2 予約状況・実績一覧の一括変更

存在する予約に対して接種結果(キャンセルになった場合はそのステータス)を一括で登録するための機能です。
あくまでも予約と紐付いているので、予約がない実績は登録することが出来ません。

⑭住民情報登録

初めて予約を受け付ける際は、まずこのページで住民情報を登録します。
住民向けサイト側の設定に関わらず、管理画面側では全ての情報が任意項目になるので、自治体ごとに取得が必要な情報を入力してください。
2回目以降の予約の際には、既に住民情報が登録されているので、「⑮住民情報詳細」に進みます。

住民情報登録_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

⑮住民情報詳細

予約や受付などの住民情報の変更を伴う操作は、全てこの住民情報画面に遷移して操作します。
主に、
1. 住民の登録情報の入力・変更
2. 予約の登録・変更
3. 接種実績の登録・変更
という、運用で重要な操作を行うことができます。

住民情報詳細_サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

⑯接種予約

「⑭住民情報登録」または「⑮住民情報詳細」ページから、新規予約のボタンを押して接種予約をするためのページです。
・接種会場
・会場に紐づくワクチン
・接種予約枠
を選択して、予約を行うことが出来ます。

接種予約 _サイシードコロナワクチン接種予約管理システム

システムのバージョンアップについて

国からの方針、自治体・アウトソーサーの要望を踏まえてシステムはアップデートしていきます。
最新の状況は下記の記事で紹介していくので、合わせてご覧ください。

各種ファイルのDLリンクについて

重要なファイルについては、こちらにDLリンクを掲載します。
高頻度で更新を行っているので、バージョンが変わった際には、最新版をDLしてご確認ください。

権限ごとのメニュー一覧

権限ごとに扱えるメニューの一覧です。
210224_権限リスト_ver1.03
210326_権限リスト_ver1.04

csvのフォーマットルール

会場登録、アカウント登録、有効接種券、接種予約枠ではcsvによる一括登録が可能です。
ただし、csvは厳密にルールが決められているので、最新のファイルをDLしてルールに沿う形でご用意ください。
210214_csvルール_ver1.03
210305_csvルール_ver1.06
212330_csvルール_ver1.09

csvルールの詳しい説明はこちらの動画をご覧ください。
会場登録、アカウント登録に関しては開発中のため、追って可能になります。
またcsvフォーマットは暫定的なもので、項目など細かい部分で変更になる可能性があります。

利用規約

Webサービスを利用するためには利用規約が必要です。
利用規約には、下記の2種類がそれぞれ必要です。
●サイシードが予約管理者に対して定めるもの
弊社の予約管理システムを利用するユーザー(予約管理者)全員が同意する必要があります。契約書とセットになるので予めご確認ください
予約管理者向け利用規約(pdf)

●各自治体が住民向けサイトを利用する住民に対して定めるもの
自治体ごとに自由に定めて構いません。ただ、急にWEBサービスの利用規約を作成するのも難しいと思いますので、弊社側で雛形を用意しております。
特別な事情がない限りはこちらをご利用ください。
自治体向け利用規約雛形(word)

まとめ

長くなりましたが、予約管理システムの各画面と機能を紹介しました。
文章だと伝わりにくい部分もあるので、随時動画を追加していきます。

見積もりが必要な方は、こちらのフォームよりお問い合わせください。
>>ワクチン接種予約システムの予算お見積りフォーム

『コロナワクチン接種予約管理システム』に求められる仕様一覧

ワクチン接種予約管理システムでは、迅速かつ安全に接種を進めていくために、細かい多くの要件が必要です。自治体独自で考慮し切るのは難しいと思うので、ぜひ弊社の予約管理システムの仕様書を参考にしてみてください!