コロナワクチン

職域接種(職場接種・大学接種)でのコロナワクチン予約管理システムの使い方

最終更新日:2021年6月18日

この記事は、音声認識システムやLINEミニアプリなどの先端システムを使って、『お問い合わせ革命』を実現する株式会社サイシードが作成しています。

代表 中村
サイシード代表の中村です。
6月に入り「職場接種」や「大学接種」などの「職域接種」の話が急に進展し、6/21から接種を開始する方針が政府から示されました。
そこで、サイシードが提供する予約管理システムの職場接種での利用方法を紹介します。
(以降まとめて「職場接種」と呼びます)

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また、弊社サイシードが提供する予約管理システムに関する情報は全てこちらのページにまとめているので、合わせてご確認ください。

職域接種の考え方

この記事では、サイシードの職域接種に対する考え方を紹介した後に、予約システムの使い方について、フローを紹介していきます。

自治体接種と職域接種の立ち位置の違い

職場接種の考え方_サイシードの職場接種向け予約システム

完全に弊社の主観ですが、職場接種の思想は下記のようになっていると想像しております。
これまで自治体が主導してきたワクチン接種の対象者は、あまり出歩かない地域の住民で、ワクチン接種の目的としては重症化を防ぐことです。

一方で、職場接種は主に出歩く人を対象に、コロナウイルスの蔓延を防ぐためのより攻めを重視した施策です。
両者は異なった戦略で、あまり交わらない層なので、自治体接種の高齢者や基礎疾患を持つ人よりも、職場接種で学生や現役世代が先にワクチン接種をすることになっても、それはそれで良いのです。

弊社では、これを「静の戦略」と「動の戦略」と呼んでいます。
コロナ収束には「動の戦略」がより重要になってくると考えているので、職場接種でもぜひ予約管理システムをご活用ください。

サイシードが提供する予約システムの種類

サイシードが提供する各種プラン_サイシードの職場接種向け予約システム

弊社では、「接種券の有無」と「接種者名簿の作成可否」の2軸で、ワクチン接種で必要になるシステムの種類を分類しております。
基本的な機能は同じですが、接種対象者がシステムにログインするまでの手順が異なります。

1.自治体プランの考え方

自治体は接種券を持つ人と対象とし、かつ接種券の発行元なので当然接種者名簿を作成することができます。
したがって、接種対象者の本物の接種券情報を予め管理画面から登録し、対象者はログインする形になります。
これが最もオーソドックスで、最初のプランです。

2.職域接種プランの考え方

職域接種の一番メジャーな考え方は、「接種券を持っていない前提で、社員名簿をベースに接種対象者を作成することができる」です。
したがって、後述するように仮接種券番号を企業側で付番して予め管理画面から登録し、接種対象者はログインする形になります。

3.医療機関プランの考え方

医療機関においては、接種券を持っている方を対象にするが(市外からの患者も含めて)接種対象者は予め把握できません。
そのため、「自己申告で接種券を登録してから、登録した情報でログインする」形になります。
また、医療機関で一般患者と職域接種の両方を受け付ける場合もあると思います。その場合は、職域接種向けには接種者名簿にしたがって仮接種券情報を発行して、その情報に従って接種対象者自身で新規登録してもらうようにしてください。
詳しくは下記の記事をご覧ください。

職場接種と自治体が管轄するワクチン接種の3つの違い

これまで自治体が管轄していたワクチン接種と職場接種は、システム観点からは下記の3つの点が大きく異なります。

  1. 職場接種対象者は、接種券を持っていない場合が多い
  2. 職場接種対象者に、運営主体から連絡することができる
  3. 職場接種対象者は、運営主体から接種日時を指定されることもある

1.職場接種対象者は、接種券を持っていない場合が多い

恐らく、6月後半や7月前半では多くの自治体で現役世代への接種券の発送は行われていません。
したがって接種券がない状態で個人を識別し、予約と接種の管理を行っていくことになります。

2.職場接種対象者に、運営主体から連絡することができる

企業でも大学でも、社員や学生の連絡先は把握しているので、連絡することが可能です。これはメールアドレスや電話番号を把握していない自治体との大きな違いです。

3.職場接種対象者に、運営主体から接種日時を指定できる

通常の健康診断同様、企業の業務時間内に行うワクチン接種の場合、企業の都合で社員の時間を指定する事ができます。
したがって、予約というプロセスを行わず予め日時を指定する企業が中心になるでしょう。

職場接種で、サイシードのワクチン接種予約管理システムの使い方

管理者による準備の流れ

これらの違いを踏まえて、下記のようなオペレーションを行えば、サイシードが自治体向けに提供している予約管理システムがそのまま利用できます。

  1. 好きな情報で接種者名簿(社員名簿)をエクセルで作成する
  2. 名簿の右側に、ダミーの10桁の番号(接種券番号に対応)と生年月日を追記
  3. ダミーの接種券番号と生年月日を有効接種券として登録
  4. 新しく搭載する一括予約機能で、各社員の接種時間を事前指定
  5. 各社員にダミーの10桁の番号と生年月日を通知
  6. 各社員から接種券が届き次第回収して、OCRタブレットでVRSに登録

1.好きな情報で接種者名簿(社員名簿)をエクセルで作成する

企業によって管理したい情報は異なるので、任意の情報をエクセルで作成してください。予約管理システム側ではそれらの情報を管理しません。

2.名簿の右側に、仮の10桁の番号(接種券番号に対応)と生年月日(ダミーでも可)を追記

管理する社員名簿_サイシードの職場接種向け予約システム

予約管理システム側での個人の識別子はあくまでも「接種券番号」になります。
したがって、社員名簿に紐づけてユニークの10桁のダミー番号を自由に設定してください。

3.仮の接種券番号と生年月日を有効接種券として登録

割り振った仮の接種券番号と生年月日を、有効接種券として管理システムに登録します。

4.新しく搭載する一括予約機能で、各社員の接種時間を事前指定

これまで通り、個々に予約を取得させる方法でも良いですが、一括予約で予め接種日時を指定する企業の方が多いと思います。
6/10のアップデートで搭載する一括予約機能を使って、csvから予め予約を入れておきます。

5.各社員にダミーの10桁の番号と生年月日を通知

社内のメール配信システムなどから、各社員に自身のログイン用のダミー接種券番号と生年月日を周知します。
社員はログインすれば、自身の予約を確認できます。
※予約システムから前日リマインドメールを受け取るには、マイページから受信設定を「受信する」に変更する必要があります。

【6/18追記】
管理システムから仮接種券を発行できる機能を実装しました。
1.メールアドレスと発行したい接種券の枚数を記入したcsvをアップロード
2.対象メールアドレスに、ログイン情報が枚数分送付される
3.アップロードしたcsvに追記する形で、発行されたログイン情報がcsvで出力される
詳しくは概要資料をご覧ください。

6.各社員から接種券が届き次第回収して、OCRタブレットでVRSに登録

接種実績を予約管理システム側で管理するかどうかは任意です。
LGWAN環境外ではVRSにcsvをアップロードできないため、最終的には接種券が届いた社員から順に回収し、OCRタブレットでVRSに登録していくことになると思います。

接種者のログインから予約までの流れ

DL資料でも掲載していますが、ステップに分けて予約サイトの流れを説明します。

1.ログイン・接種者情報登録

メールで届いたログイン情報でログインし、接種者情報とパスワードを登録します。接種者情報はセイ・メイのみ必須で他は任意です。弊社では可能な限り取得しないことを推奨します。

予約サイトの流れ1 _サイシードの職場接種向け予約システム

2.会場・ワクチン選択

マイページから、「新規予約」ボタンを押して会場選択に進みます。会場に登録されているワクチンが1種類の場合は、プリセットされます。

予約サイトの流れ2 _サイシードの職場接種向け予約システム

3.予約枠選択

カレンダーでハイライトされている日付を選択すると、空いている予約枠が表示されます。1回ずつバラバラで予約させるか、4週間後に2回目をセット予約させるか、管理者で選択可能です。

予約サイトの流れ3 _サイシードの職場接種向け予約システム

その他、よくある質問

Q,一括予約ではなく、通常通り予約をさせたい
A,可能です。

Q,既に接種している人はどうするのか
A,自己申告していただき、自分か管理画面からキャンセルします。

Q,家族も受け入れたい場合はどうするか
A,社員に家族用のダミー番号を2つ追加で発行するなどの方法で対応可能かと思います。

Q,VRSへの登録が遅くなってしまうが、ワクチンの供給に影響はでないか
A,(職場接種する企業は同じ条件なので気にしても仕方ないですが)VRSに登録された情報を元に供給調整を行うのは、ファイザーだと理解しています。
一方で職場接種で利用するのはモデルナであり、希望する企業には十分供給できると見込まれています。
したがって、接種券が届くまでVRSに登録できないのも特段問題ないかと思います。

職場接種で予約システムを導入する流れ

職場接種向けの予約システムは、6/21接種開始に向けて導入を急いでいる企業も多いかと思います。
そこで通常自治体向けに提供しているプランとは別に、特急で納品できる『職場接種プラン』を提供します。

カスタマイズ項目_サイシードの職場接種向け予約システム

職場接種プランのスケジュールの場合、最短で6/14に提供。それ以降は、申込みの翌日にパートナー企業に提供可能です。
しかしこの場合、細かいカスタマイズ項目の設定ができません。

①任意URL:設定不可
「S0001」などの連番になります。

②サイト名(●●市部分):設定不可
「職域接種用S00001」などの表現になります。

③利用規約:設定不可
企業毎に設定できません。固定の1つの利用規約になります。

④カスタマイズ項目:
姓名:必須
性別、電話番号、メールアドレス:任意
同時予約:選択可能

⑤メール通知:使用する
使いたくない企業は、メールアドレスの入力をしないようご案内ください。

⑥AIチャットボット:共通のものがデフォルトで搭載

※同時予約とメール通知 については、6/9時点の仕様から変更しております。

職場接種プラン比較_サイシードの職場接種向け予約システム

システムについては、運用も踏まえて支援できるパートナー企業から提供しております。弊社から直接提供はしていないので、ご了承ください。
また、政府から発表されているように、「新型コロナウイルス感染症に係る予防接種の実施に関する職域接種向け手引(初版)」
をまだご覧になっていない方は、合わせてご覧いただくことをおすすめします。

代表 中村
職場接種での予約管理システムの使い方についてより詳しく知りたい方は、ぜひ下記の資料をダウンロードしてご覧ください。
弊社から企業に直接提供を行っておりませんので、パートナーからの案内で「希望する」方を選択した方はパートナーから連絡させていただきます。
(「希望しない」を選択した場合は連絡を行いませんので、ご了承ください)
職場接種向け『コロナワクチン接種予約管理システム』概要資料

職場接種・大学接種において、予約管理システムおよび従業員が利用する予約サイトをどのように利用するかを、キャプチャ画像を用いて紹介します。
合わせて、請求まで含めたオペレーションの流れについても図解して説明しているので、参考にしてみてくださいね。