コロナワクチン

職域接種(職場接種・大学接種)でのコロナワクチン予約管理システムの使い方

最終更新日:2021年7月2日

この記事は、音声認識システムやLINEミニアプリなどの先端システムを使って、『お問い合わせ革命』を実現する株式会社サイシードが作成しています。

代表 松尾
サイシード代表の中村です。
6月に入り「職場接種」や「大学接種」などの「職域接種」の話が急に進展し、6/21から接種を開始する方針が政府から示されました。
そこで、サイシードが提供する予約管理システムの職場接種での利用方法を紹介します。
(以降まとめて「職場接種」と呼びます)

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また、弊社サイシードが提供する予約管理システムに関する情報は全てこちらのページにまとめているので、合わせてご確認ください。

職域接種の考え方

この記事では、サイシードの職域接種に対する考え方を紹介した後に、予約システムの使い方について、フローを紹介していきます。

自治体接種と職域接種の立ち位置の違い

職場接種の考え方_サイシードの職場接種向け予約システム

完全に弊社の主観ですが、職場接種の思想は下記のようになっていると想像しております。
これまで自治体が主導してきたワクチン接種の対象者は、あまり出歩かない地域の住民で、ワクチン接種の目的としては重症化を防ぐことです。

一方で、職場接種は主に出歩く人を対象に、コロナウイルスの蔓延を防ぐためのより攻めを重視した施策です。
両者は異なった戦略で、あまり交わらない層なので、自治体接種の高齢者や基礎疾患を持つ人よりも、職場接種で学生や現役世代が先にワクチン接種をすることになっても、それはそれで良いのです。

弊社では、これを「静の戦略」と「動の戦略」と呼んでいます。
コロナ収束には「動の戦略」がより重要になってくると考えているので、職場接種でもぜひ予約管理システムをご活用ください。

サイシードが提供する予約システムのプラン

サイシードが提供する各種プラン_サイシードの職場接種向け予約システム

弊社では、「接種券の有無」と「接種者名簿の作成可否」の2軸で、ワクチン接種で必要になるシステムの種類を分類しております。
基本的な機能は同じですが、接種対象者がシステムにログインするまでの手順が異なります。

1.自治体プランの考え方

自治体は接種券を持つ人と対象とし、かつ接種券の発行元なので当然接種者名簿を作成することができます。
したがって、接種対象者の本物の接種券情報を予め管理画面から登録し、対象者はログインする形になります。
これが最もオーソドックスで、最初のプランです。

2.非公開型職域接種プランの考え方

職域接種の一番メジャーな考え方は、「接種券を持っていない前提で、社員名簿をベースに接種対象者を作成することができる」です。
したがって、後述するようにログインIDとして仮の接種券番号を企業側で付番して予め管理画面から登録し、接種対象者はログインする形になります。

3.公開型職域接種(医療機関)プランの考え方

職域接種も7月後半以降になってくると、多くの社員が接種券を持つようになり、接種対象も従業員から家族・取引先・地域住民と拡大していきます。
そうなると、企業側で接種者名簿を作成することが困難になるので、「自己申告で接種券を登録してから、登録した情報でログインする」形になります。

※接種券を持っておらず事前に名簿も作成できない対象者も、コールセンターで電話を受けて仮接種券を発行すれば管理可能です(全プラン共通)

非公開型職場接種プランでの、ワクチン接種予約管理システムの使い方

管理者による準備の流れ

基本的な流れは自治体向けプランと変わらないので、全体的に必要な準備については下記の動画を御覧ください。

【管理画面での操作】
1,システムの全体像(3分)
2,会場・アカウント・予約枠のアップロード(16分)
3,有効接種券アップロード(4分)
4,有効接種券個別登録(2分)
5,予約メニューからの流れ(6分)
6,受付から接種実績(3分)
7,VRS登録(3分)
8,同時予約とセット予約について(8分)
9,一括予約(5分)
10,権限による違い(4分)

職域接種では「3,有効接種券アップロード(4分)」にあたる有効接種券がないので、下記の手順で仮ログインID(=ダミーの接種券番号)を作成して通知する必要があります。

  1. 好きな情報で接種者名簿(社員名簿)をエクセルで作成する
  2. 名簿の右側に、ダミーの10桁の番号(接種券番号に対応)と生年月日を追記
  3. ダミーの接種券番号と生年月日を有効接種券として登録
  4. 各社員にダミーの10桁の番号と生年月日を通知

1.好きな情報で接種者名簿(社員名簿)をエクセルで作成する

企業によって管理したい情報は異なるので、任意の情報をエクセルで作成してください。予約管理システム側ではそれらの情報を管理しません。

2.名簿の右側に、仮の10桁の番号(接種券番号に対応)と生年月日(ダミーでも可)を追記

管理する社員名簿_サイシードの職場接種向け予約システム

予約管理システム側での個人の識別子はあくまでも「接種券番号」になります。
したがって、社員名簿に紐づけてユニークの10桁のダミー番号を自由に設定してください。

3.仮の接種券番号と生年月日を有効接種券として登録

割り振った仮の接種券番号と生年月日を、有効接種券として管理システムに登録します。

4.各社員にダミーの10桁の番号と生年月日を通知

社内のメール配信システムなどから、各社員に自身のログイン用のダミー接種券番号と生年月日を周知します。
社員はログインすれば、自身の予約を確認できます。
※予約システムから前日リマインドメールを受け取るには、マイページから受信設定を「受信する」に変更する必要があります。

【6/18追記】
管理システムから仮接種券を発行できる機能を実装しました。
1.メールアドレスと発行したい接種券の枚数を記入したcsvをアップロード
2.対象メールアドレスに、ログイン情報が枚数分送付される
3.アップロードしたcsvに追記する形で、発行されたログイン情報がcsvで出力される
詳しくは概要資料をご覧ください。

接種者のログインから予約までの流れ

従業員が利用する予約サイト側の操作も動画でまとめているので、ぜひご覧ください。

【住民サイトでの操作】
1,ログインから情報登録(3分)
2,会場から探す(3分)
3,日付から探す(2分)

1.ログイン・接種者情報登録

メールで届いたログイン情報でログインし、接種者情報とパスワードを登録します。接種者情報はセイ・メイのみ必須で他は任意です。弊社では可能な限り取得しないことを推奨します。

予約サイトの流れ1 _サイシードの職場接種向け予約システム

2.会場・ワクチン選択

マイページから、「新規予約」ボタンを押して会場選択に進みます。会場に登録されているワクチンが1種類の場合は、プリセットされます。

予約サイトの流れ2 _サイシードの職場接種向け予約システム

3.予約枠選択

カレンダーでハイライトされている日付を選択すると、空いている予約枠が表示されます。1回ずつバラバラで予約させるか、4週間後に2回目をセット予約させるか、管理者で選択可能です。

予約サイトの流れ3 _サイシードの職場接種向け予約システム

公開型職場接種プランでの、ワクチン接種予約管理システムの使い方

公開型職場接種プランの場合、非公開と違い管理者側で有効接種券の準備をする必要はありません。
管理者に代わって、接種対象者が自身で初回に登録を行います。(2回目以降は同じ用にログイン)
他の違いはありません。

公開型職域プランにおける接種券登録_サイシードの職場接種向け予約システム

その他、よくある質問

Q,一括予約機能とは何か
A,企業によっては従業員に予約をさせるのではなく、予め日時を指定してそれを知らせる運用もあります。
その際に使うのが一括予約機能で、接種券番号と予約を入れたい予約枠IDなどをエクセルで作成して、一括で予約を取得できます。

Q,既に接種している人はどうするのか
A,自己申告していただき、自分か管理画面からキャンセルします。

Q,家族も受け入れたい場合はどうするか
A,社員に家族用のダミー番号を2つ追加で発行するなどの方法で対応可能かと思います。

Q,VRSへの登録が遅くなってしまうが、ワクチンの供給に影響はでないか
A,(職場接種する企業は同じ条件なので気にしても仕方ないですが)VRSに登録された情報を元に供給調整を行うのは、ファイザーだと理解しています。
一方で職場接種で利用するのはモデルナであり、希望する企業には十分供給できると見込まれています。
したがって、接種券が届くまでVRSに登録できないのも特段問題ないかと思います。

職場接種で予約システムを導入する流れ

職場接種プランは急ぎ導入を行いたい企業が多いことから、自治体プランで個別に設定している項目を無くすことで、最短で翌日にパートナー企業に提供可能です。

カスタマイズ項目_サイシードの職場接種向け予約システム

職場接種プランのスケジュールの場合、

①任意URL:設定不可
「S0001」などの連番になります。

②サイト名(●●市部分):設定不可
「職域接種用S00001」などの表現になります。

③利用規約:設定不可
企業毎に設定できません。固定の1つの利用規約になります。

④カスタマイズ項目:
姓名:必須
性別、電話番号、メールアドレス:任意
同時予約:選択可能

⑤メール通知:使用する
使いたくない企業は、メールアドレスの入力をしないようご案内ください。

⑥AIチャットボット:共通のものがデフォルトで搭載

※同時予約とメール通知 については、6/9時点の仕様から変更しております。

職場接種プラン比較_サイシードの職場接種向け予約システム

システムについては、運用も合わせて支援できるパートナー企業から提供しております。弊社から直接提供はしていないので、ご了承ください。
また、政府から発表されているように、「新型コロナウイルス感染症に係る予防接種の実施に関する職域接種向け手引(初版)」
をまだご覧になっていない方は、合わせてご覧いただくことをおすすめします。

代表 松尾
職場接種での予約管理システムの使い方についてより詳しく知りたい方は、ぜひ下記の資料をダウンロードしてご覧ください。
弊社から企業に直接提供を行っておりませんので、パートナーからの案内で「希望する」方を選択した方はパートナーから連絡させていただきます。
(「希望しない」を選択した場合は連絡を行いませんので、ご了承ください)
職場接種向け『コロナワクチン接種予約管理システム』概要資料

職場接種・大学接種において、予約管理システムおよび従業員が利用する予約サイトをどのように利用するかを、キャプチャ画像を用いて紹介します。
合わせて、請求まで含めたオペレーションの流れについても図解して説明しているので、参考にしてみてくださいね。

この記事をかいた人

東京大学工学部および同大学院工学系研究科修了。マッキンゼー&カンパニーでM&Aや製造業での成長戦略のコンサルティングを経験。2015年に株式会社サイシードを創業。