コロナワクチン

コロナワクチン接種予約『住民向け予約サイト』の使い方を紹介

最終更新日:2021年7月8日

この記事は、音声認識システムやLINEミニアプリなどの先端システムを使って、『お問い合わせ革命』を実現する株式会社サイシードが作成しています。

代表 松尾
サイシード代表の中村です。
今回の記事ではサイシードの『コロナワクチン接種専用予約管理システム』の中の「住民向け予約システム」の使い方を説明します。
随時アップデートを行っていますが、実際の画面を交えて詳しい使い方をリアルタイムでご紹介していきます。

急ぎ見積もりが必要な方は、こちらのフォームよりお問い合わせください。
>>ワクチン接種予約システムの予算お見積りフォーム

また、弊社サイシードが提供する予約管理システムに関する情報は全てこちらのページにまとめているので、合わせてご確認ください。

住民向け予約システム概要

住民向け予約システムとは、住民がコロナワクチン接種の予約を行うためのシステムです。webサイトとしてインターネット上に公開され、自治体ごとに独立したURLを持ちます。

この予約サイトへは2つの方法でアクセスすることができます。

(1)webブラウザから:自治体のHPから直接アクセスできます。
(2)LINE公式アカウントから:自治体が運営するLINE公式アカウントのリッチメニューからアクセスできます。

どちらも予約サイトへ遷移後は同じ流れになります。
使い方については、まず下記の動画をご覧いただくのが一番わかりやすいでしょう!

【住民サイトでの操作】
1,ログインから情報登録(3分)
2,会場から探す(3分)
3,日付から探す(2分)
4,当日予約(2分)

主な使い方

ログイン

コロナワクチン接種の予約をするためにはログインが必要です。初期パスワードは生年月日8桁で設定されています。
予約管理システムから有効接種券として登録されていればログイン可能です。
接種券番号かパスワードの入力に誤りがあると認証失敗画面が表示されます。再度、正しく入力してください。

ログイン_サイシードコロナワクチン接種の住民向け予約サイト

接種者情報登録

次は接種者情報の登録です。
最初に入力する、「セイ」「メイ」「性別」「電話番号」「メールアドレス」「基礎疾患の有無」の各項目は、自治体ごとに必須/任意/不要かを選択できます。
次の画面では、ログインパスワードを設定します。サイシードではセキュリティ強化のために、最初のログイン時にログインパスワードの設定を必須にしております。
情報登録が完了するとマイページが表示されます。

接種者情報登録_サイシードコロナワクチン接種の住民向け予約サイト

続いて、予約枠検索から予約までの具体的な流れを紹介します。
予約の方法は3種類あるので順に説明します。

1,会場から探す

予約枠を会場から探して予約する方法について説明します。

①会場を選択する

まず最初に会場を選択する必要があります。
接種会場は予約可能か否かのアイコンと共に一覧で表示され、会場名で絞り込むこともできます。
会場名を選択すると会場の詳細が表示されるので、そのまま「この会場で予約」をタップすると、この会場で接種できるワクチンと日時の選択に進みます。
ワクチンが1種類しか登録されていない場合は、それがプリセットされます。

(補足)「詳細検索」を押すと、住所、最寄り駅、エリアからも会場を絞り込むことができます。会場数が多くて検索しにくい場合は、この機能も住民にご案内ください。
なお「エリア」の範囲の考え方は自治体ごとに自由です。「字(あざ)」で分けても良いですし、コンソーシアムで利用する場合は市区町村単位で設定しても構いません。

会場選択_サイシードコロナワクチン接種の住民向け予約サイト

②日付を選択する

「希望日時」欄をタップすると、カレンダーが表示されます。ここでは予約枠が開いている日付のみが選択できて、予約できない日はグレーアウトされています。
日付を選択すると、その日の予約枠と空き状況が表示されるので、希望の枠を選択して、予約確認に進みます。
もし希望日に予約の空きがない場合は、日付の左右にあるボタンをタップすると、前後の日程の空き状況を確認することができます。

日付選択_サイシードコロナワクチン接種の住民向け予約サイト

2,日付から探す

予約枠を日付から探して予約する方法について説明します。

①日付を選択する

まずワクチンの種類を選択し、「日付」欄をタップすると、カレンダーが表示されます。ここでは当日以前と接種間隔未満の日を除く全ての日付が選択できます。

②会場と予約枠を選択する

日付を選択すると、その日の会場・予約枠と空き状況の一覧が表示されるので、希望の枠を選択すると、そのまま予約確認に進みます。
予約枠を選択する画面では、「会場名」「住所」「最寄り駅」「エリア」から会場を絞り込むことができます。また、一覧に表示された会場名の右側にある「詳細」ボタンをタップすることで、その会場の詳細を確認することもできます。

日付から探す_サイシードコロナワクチン接種の住民向け予約サイト

3,当日枠から探す(希望自治体のみ)

当日予約は、希望する自治体のみが利用できる機能です。本機能は、当日キャンセルが発生し、急遽予約を受け付けたい場合に利用します。
当日予約を行いたい場合は、「当日枠から探す」から予約枠を探します。ワクチンの種類を選択すると、当日予約できる会場と予約枠の一覧が表示されます。予約枠を選択すると、予約確認に進みます。
予約枠を選択する画面では、「会場名」「住所」「最寄り駅」「エリア」から会場を絞り込むことができます。また、一覧に表示された会場名の右側にある「詳細」ボタンをタップすることで、その会場の詳細を確認することもできます。

当日枠から探す_サイシードコロナワクチン接種の住民向け予約サイト

2回目予約に関連する機能

1回目の予約はシンプルですが、2回目の予約をどのようにするかについては自治体ごとに運用方法が異なります。
それに対応できるような2つの機能を紹介します。

セット予約機能

通常の予約枠では、1回目の接種予約と2回目の予約は別々に行います。しかし、1回目の接種予約の際に2回分の予約を自動的に行うことができるのがこちらの機能です。
セット予約枠が作成されている場合、希望日時を選択する際に、希望日の予約枠一覧から「2回分セット予約」と表示のある予約枠を選択できます。
なお、セット予約を行った場合、1回目をキャンセルすると自動的に2回目もキャンセルされます。2回目のみのキャンセルを行うことはできません。

セット予約機能_サイシードコロナワクチン接種の住民向け予約サイト

2回目予約制限

1回目の接種予約が終わった後、2回目の予約ができるか否かは自治体によって異なります。申込時に「同時予約」の可否をヒアリングし、それに合わせて開発を行います。
同時予約が可能な場合は2回目接種の新規予約ボタンが活性になり、不可の場合はボタンが押せないようになっています。

2回目予約制限_サイシードコロナワクチン接種の住民向け予約サイト

その他の機能

住民向けサイトの利用は以上のように非常にシンプルですが、他にも様々な機能を搭載しているので、簡単に紹介します。

予約変更機能

一度予約をした後に変更したい場合、予約を変更することができる機能です。マイページから「予約変更」ボタンをタップすると、新規予約を行うときと同じような操作で予約を行うことができます。新しい予約を行うと、古い予約は自動的にキャンセルされます。 

予約変更機能_サイシードコロナワクチン接種の住民向け予約サイト

お知らせ機能

お知らせ機能とは自治体から住民へのアナウンスです。
ログイン画面およびマイページの最上部に表示され、自治体からの重要なお知らせを確認でき、タップすると詳細内容を確認することができます。
予約開始日時や空き状況に関するリアルタイムな情報を配信することで、コールセンターへの問い合わせを削減することができます。

お知らせ_サイシードコロナワクチン接種の住民向け予約サイト

メール配信(希望する自治体のみ)

メール配信を利用する自治体では、自治体から住民へ確認メールが配信されます。
メールが配信されるタイミングは3回です。
・新規予約時:新規予約をした直後、予約完了メールを配信
・キャンセル時:予約のキャンセルした直後、キャンセル完了メールを配信
・リマインド:予約日前日の15時に確認メールを配信

メール配信機能を利用している自治体であれば、住民登録時にメール受信の設定ができます。すでに住民登録をしている場合は、マイページのメール受信設定から受信選択ができます。

メール受信設定_サイシードコロナワクチン接種の住民向け予約サイト

選択肢の制限機能

コロナワクチン接種においては、接種ミスやオペレーション負荷を軽減するために、住民サイトの予約では複雑な制御をかけております。
・予約が空いていない日は選択肢に出てこない
・1回目と2回目で異なるワクチンを選択できない
・接種間隔が3週間に満たない日を選択できない
・ワクチンの在庫数以上には予約できない
・2回以上予約できない

登録情報変更機能

マイページの基本情報欄から、登録情報の変更を行うことができます。登録情報変更ボタンから電話番号とメールアドレス、パスワード変更ボタンからパスワード、メール受信設定からメール受信を行うか否かを変更できます。パスワードを変更した際は、登録されているメールアドレスにパスワード変更完了通知が届きます。

登録情報変更機能_サイシードコロナワクチン接種の住民向け予約サイト

パスワードリセット機能

パスワードを忘れた際は、ログイン画面のリンクからパスワードのリセットを行うことができます。パスワード変更後は、登録されているメールアドレスにパスワード変更完了通知が届きます。
なお、パスワードリセットは、リセットを行いたい接種券番号に登録されているメールアドレスでのみ行うことができます。

パスワードリセット_サイシードコロナワクチン接種の住民向け予約サイト

利用規約

予約サイトを利用するには、ログイン画面およびハンバーガーメニューから確認できる「利用規約」に同意する必要があります。
この利用規約は自治体ごとに設定いただきますが、弊社からひな形を提供しております。

利用規約_サイシードコロナワクチン接種の住民向け予約サイト

多言語対応

住民向け予約サイトは多言語対応も行っています。右上のハンバーガーメニューをタップすると9カ国語を切り替えることが可能です。
なお、多言語に対応するのは住民向けの予約サイトのみで、AIチャットボットや予約管理システムは多言語対応しておりません。

言語設定_サイシードコロナワクチン接種の住民向け予約サイト

アクセス制限

詳細は公開できませんが、不正なアクセスを遮断するための様々な対策を行っております。

AIチャットボットの使い方

また予約サイトにはAIチャットボットを設置しており、住民からの問合せに24時間自動で対応しています。
下記のyoutubeのように、ページ右下の「よくある質問を調べる」ボタンを押すと起動でき、話し言葉で質問できます。
登録できるFAQの内容は自治体ごとにカスタマイズ可能です。

住民予約サイトのAIチャットボット_サイシードのワクチン接種予約サイト

AIチャットボットが回答するFAQデータについては、サイシードで200件ほどの質問文と回答文を入力したテンプレートを作成して、自治体様に共有いたします。(厚生省等の情報更新も随時追加して共有いたします)
AIチャットボットの詳細については、下記の記事をご覧ください。

代表 松尾
今回は住民向け予約サイトの使い方を画面のイメージと合わせて紹介いたしました。予約管理システムの仕様と合わせてご覧いただければ、弊社が提供するシステムについては大方ご理解いただけると思います!

見積もりが必要な方は、こちらのフォームよりお問い合わせください。
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『コロナワクチン接種予約管理システム』に求められる仕様一覧

ワクチン接種予約管理システムでは、迅速かつ安全に接種を進めていくために、細かい多くの要件が必要です。自治体独自で考慮し切るのは難しいと思うので、ぜひ弊社の予約管理システムの仕様書を参考にしてみてください!

この記事をかいた人

東京大学工学部および同大学院工学系研究科修了。マッキンゼー&カンパニーでM&Aや製造業での成長戦略のコンサルティングを経験。2015年に株式会社サイシードを創業。