LINE公式アカウントを使って1:1でのきめ細やかなサポートが可能に～埼玉大学就職支援課
最終更新日：2019年7月6日
このブログはAIを活用したチャットボット『sAI Chat』を提供する、株式会社サイシードが作成しています。
最新の事例や企業での活用方法を紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください！
学生から日々相談が来る大学の就活支援課。対応できる人数が限られる中で、数多く寄せられる相談に応えなくてはなりません。
しかし、効率重視に返答を行ってしまうと、学生からの信頼を寄せてもらえず、相談が来ないことによって学生の就職率を下げてしまう、ということになりかねません。
進学者の増減にも関わる就職率。課題を抱える学生支援課の担当者の方は多くいらっしゃると思います。
今回は、そんな課題を抱えていた埼玉大学の学生支援課がLINE 公式アカウント（開設当時の LINE@）を用いつつ、弊社の提供するツール「sAI Chat」を導入することで、限られたメンバーでも効率的に数多くの問い合わせに対応できるようになった事例を実際のインタビューを元にご紹介したいと思います。
この記事の目次
埼玉大学学生支援課の抱える課題
埼玉県下唯一の国立大学である埼玉大学は、学部生約 6,700 名、院生約 1,200 名が在籍しています。
“知の府” として地域や社会と連携しながら各種研究や高度教育を行っていますが、学生にとってはキャリア形成のひとつとして就職活動も重要なウエイトを占めています。
昨今、強力な就職支援を学生サービスの一環として訴求する私立大学が増えている中、埼玉大学においても、国立大学として学校教育と学生の学修環境を確保しつつ、いかに効率的に、確実に支援を希望する学生の就職活動をサポートできるかは課題のひとつとなっていました。
他にも課題は山積しています。
大学全体の就職支援は学生支援課に在籍する少数の職員と就活アドバイザー・就活カウンセラーで担当していますが、年間 1,200 名あまりの就職希望者を支援するにはマンパワーが不足しがちな状態にありました。
さらに埼玉大学ではもともと既存の学内ポータルシステムを使用し、就職支援を実施しており、学内全体の情報が行き交うポータルサイトの特性故に、就職支援課からのメッセージが埋没してしまったり、コミュニケーションに手間がかかるといった課題も存在していました。
最後に課題として挙げられていたのは、学生への情報のリーチの問題です。
学生のニーズに応える内容にカスタマイズしたセミナーや、学内に OBOG を招待してイベントを開催する等、学生に役立つ情報提供を様々な形で試みてきたものの、イベントに学生がなかなか集まらない、という状況に陥っていました。
学生と親和性の高い LINE公式アカウントの導入
そこで、学生がもっと気軽にいつでもアクセスできるシステムとして、2017 年 9 月に LINE 公式アカウントを導入しました。
LINEの導入により、就活情報の一方的な発信にとどまらず、学生とのやり取りや情報収集にも LINEを活用するようになりました。
それによって、イベント告知類のリーチ率も上がり、業務効率化のみならず学生との密接なコミュニケーションが可能になったといいます。
このような導入前後の変化やシステムの活用方法などについて、職員と学生それぞれにお話を実際に伺わせていただきました。
効率的な返信を実現する sAI Chat の活用
埼玉大学では、LINE 公式アカウントの導入にあたり、さらなる工夫がありました。
それが sAI Chat の併用です。
その併用によって得られた利便性について、同大学の就職支援を行っている木下さんにお話を伺いました。
木下さんは、学生たちの身近なツールである LINE だからこそ、ちょっとした質問が個々に来ることも想定したと言います。
例えば『面接で緊張しないコツを教えてください』、『合同説明会の情報をください』などの質問です。
いくらコピー＆ペーストで済むとは言っても、その都度同じような作業を繰り返すのは手間ですから、半自動的な返信ができれば私たちも効率的にレスポンスできるのではないかと考えたそうです。
更に木下さんはシステム導入については、「導入前に、ベースとなる定型文を数百種類、作成・修正する作業はちょっと大変でしたが、 メンバー皆で確認しつつ行うことで、改めて返信メッセージの内容を見直すきっかけにもなったかもしれません。」とも話されていました。
また、この時に作成した定型文は内容ごとにカテゴリが設定できるため、検索が可能なだけでなく、sAI Chat に 搭載されている AI が返信メッセージを自動提案してくれます。
ほぼ出来上がっているテキストを確認しつつ、微修正を行って本送信すればいいだけなので、文章作成の手間はかなり減ったそうです。
また、AI が提案した回答にフィードバックを返すことで、使えば使うほど提案内容はブラッシュアップされていき、対応する職員間での回答のばらつきも無くすことが出来ます。
また、学生からの反応については、「これまでは基本的に面談予約をしないと相談できなかったのが、システム導入後は『学内セミナーはスーツ着用でしょうか？』といった、窓口に来てまで質問するほどではないようなことも気軽に問い合わせられると学生からも好評です。
チャットボットのおかげで職員も短時間でレスポンスできますし、学生、職員双方にとって時間削 減につながっているのは大きなメリットですよね。」とのことでした。
このように、支援課の方々は効率的に密なコミュニケーションを取れる手応えを感じているようです。
情報を埋もれさせない LINE 機能の活用方法
埼玉大学では、就職支援 LINE 公式アカウントへの加入（友だち追加と会員登録）は学生個々の裁量に任せており、あくまで自主的に登録した学生のみがサービスを活用できるという状態です。
それにも関わらず、2019 年 3 月現在で 2,600 名もの登録者がおり、そのうち 850 名ほどは就活生の中でもスタートダッシュが早いという結果に繋がっています。
LINE公式アカウントへの登録案内はおもに学内掲示のポスターとセミナー等で行っています。
その一方で、「学生間の口コミの影響は大きいと思います」という木下さんの言葉から、学生の満足度の高さが伺えます。
システム導入後に異動してきた職員の方は、「LINEを使うメリットはたくさんありますが、一番は双方が気軽にやり取りでき、学生との距離感が縮まったこと。単に問い合わせ数が増えたという だけでなく、気軽にやり取りできるがゆえに、学生の意見・気持ちを吸い上げやすいんです。お互いの心理的負担が軽減されているのがいいですよね」と話して下さいました。
この他、LINEと併用で活用しているsAI Chatを最大限発揮するために、埼玉大学では情報告知の頻度にも工夫を施しています。
この工夫によって日々変動するスケジュールのなかで就職活動を行う学生たちはよりイベント参加の敷居を低く感じられているそうです。
まとめ
様々な企業様にも活用していただいている弊社の『sAI Chat』。
埼玉大学では上記以外にも様々な機能をフル活用し、学生の就活への不安を解消しています。
以下で、今回活躍した『sAI Chat』の簡単なデモ動画が視聴できるので、是非ご覧になってみてくださいね！
こちらの資料は本記事の完全版の資料になっております。
埼玉大学の学生2600名の就活支援をどのように1人で行ったのか、具体的な方法や工夫をご紹介しております。続きが気になる方は是非御覧ください。
弊社でインターンしている学生が続々と就活を終え、なんとなく社内が賑わっている今日この頃です。
就活に苦戦していた最年長のインターン生が、就活に鬱憤が溜まりすぎて金髪で出社してきました。そういえば私も大学受験のときはストレスで金髪にしていたのをつい、思い出してしまいました。
さて、今回の記事ではそんな就活にまつわるサポートを弊社のツールできめ細やかに行えるようになった事例をご紹介致します。