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本当におすすめできる社内wikiツール4選!全16社から社内wikiを徹底比較

最終更新日:2021年6月1日

このブログはAIを活用したFAQシステム『sAI Search』を提供する、株式会社サイシードが作成しています。最新の事例や企業での活用方法を紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください!

代表 中村
こんにちは、サイシード代表の中村です。
記事の最後ではナレッジマネジメントツールの比較検討に役立つ「2020年度版『FAQシステムベンダー』徹底比較集」をプレゼントいたしますので、ぜひ最後までお付き合いくださいね!

また、コールセンターや社内問い合わせ業務で活用できる「社内FAQシステム」をお探しの方であれば、こちらの記事が参考になります。併せてご確認ください!

社内wikiを選ぶ際に注目したい4つのポイント

ナレッジマネジメントを成功させるためには、社内wikiと呼ばれるツールの導入が必須です。

これまで多くの企業がナレッジマネジメントに失敗してきた背景には、自社に適切なツール選びができていないことがあります。社内wikiの機能性が乏しかったり、わかりにくいUI設計であるだけで、社員がナレッジを共有・活用する文化が育たないのです。

そこでまずは、社内wikiを選ぶ際に注目したいポイントを4つご紹介します。

  1. 日本語に対応しているかどうか
  2. わかりやすいUIかどうか
  3. 強力な検索機能の搭載
  4. 導入サポートの有無と料金

社内wiki選びのポイント1. 日本語に対応しているかどうか

まずは社内wikiツールの対応言語に注目しましょう。
日系企業で社内wikiを導入するのであれば、日本語対応が必須です。

社内wiki内の表記やマニュアルが全て英語のツールを導入した場合、社員全員がその全貌を理解できなくなってしまいます。ただでさえ煩雑なシステムが、母国語以外の言語で提供されていることほど辛い状況はありません。

例えば社内wikiツールの「notion」は、海外産のツールながらも優れたUIと洗練されたデザインで高い人気を誇っています。

https://www.notion.so/product

しかしながら、日本語対応していない点が社内浸透のネックポイントとなっています。感覚的にツール利用できない社員が発生することで、ナレッジマネジメントに失敗する確率が高くなるのです。

「notion」は 社員全員が英語堪能な外資系企業であれば胸を張っておすすめできるツールですが、日系企業の導入には向いていないでしょう。

社内wiki選びのポイント2. わかりやすいUIかどうか

次に、社内wikiのUI設計にも注目しましょう。

前述の「日本語対応」とも通ずる部分がありますが、社内wikiは社員全員が感覚的に利用できるツールでなければ、その機能も十分に活用されないまま終わってしまいます。

例えば社内wikiツールには無料で利用できるオープンソースのツールがありますが、そのようなツールを導入した企業はUI設計まで自社で担う必要が生じます。その分社内wikiツールの導入難易度が高くなり、結果としてナレッジマネジメントに失敗してしまうのです。

したがって、本契約前に試用できる社内wikiかつ、優れたUI設計が施されているツールを選ぶべきだと言えます。

パッケージ型の社内wikiであってもUI設計に乏しいツールは多々見られるため、かならず担当者が自らツールを利用し、比較検討しましょう。

社内wiki選びのポイント3. 検索機能が十分かどうか

AI搭載型FAQシステム sAI search の検索機能

社内wikiに搭載されている検索機能が「ファイル名だけを対象としたもの」や「完全一致文のみ出力されるもの」だった場合、ナレッジマネジメントの実現は非常に難しくなります。

ひとえに「ナレッジ」と言っても、その表現方法は様々です。社員によって言葉の表記ゆれが起こったり、重点を置く情報のポイントが異なったりします。
それゆえ、これまでナレッジマネジメントに挑戦した企業の多くは、ナレッジの定義段階で頓挫していました。

以上の課題を解決する手段のひとつが「あらゆる形式の疑問を汲み取れる」強力な検索機能です。具体的には次のような検索機能を兼ねそろえている社内wikiツールを選ぶと良いでしょう。

  • ファイルの中身まで検索できる全文検索機能
  • 検索語の表記ゆれに対応する機能
  • 自然文検索に対応できる人工知能の搭載
  • キーワード検索+タグ検索の併用機能

検索機能については社内wikiごとに様々な特徴があります。こちらも導入前に試用した上で、自社の情報量(ナレッジ量)も踏まえて、適切なツール選びをしましょう。

社内wiki選びのポイント4. 導入サポートの有無

ナレッジマネジメントに成功するためには、社内wikiの機能性のみならず、企業文化の抜本的な見直しが必要になります。そもそも社内に情報を共有する文化がなければ、ナレッジマネジメントなど成功するはずがありません。

したがって、社内外からナレッジ共有のサポートを行う人材の配置も必要になります。社内wikiの開発企業によっては、課題策定から導入サポートまで一気通貫で提供している企業もあるため、導入サポートにかかる費用感とサポート提供方法についてはシビアに見ておきましょう。

代表 中村
社内wikiの利用料金はどの企業も安価であり、大きな価格差もないため、さほど気にする必要も無いでしょう。
ただし、社員数が100名を超えるような規模の企業で社内wikiを導入するなら「従業員数に応じた料金プラン」と「社内wiki導入サポート料金」の双方を新たに考慮するべきです。

社内wikiに実装されていると便利な3つの機能

次に、社内wikiに実装されているとナレッジマネジメントし易くなる機能も紹介します。

  1. 人工知能搭載型の検索機能
  2. 人事評価システム
  3. ナレッジ反映の承認機能

1. 人工知能が搭載されている検索機能

社内wikiに人工知能が搭載されており、AIが検索語を学習する土台が用意されていると、より確実にナレッジマネジメントできます。

そもそも社内wikiは、新人研修や定例研修など、社員へ業務フロー・業務ナレッジを浸透させたい場合に利用するツールです。

  • マナー研修
  • エクセル研修
  • モチベーション研修

例えば研修を進めていく中で、各社員は「理解できなかった知識」や「理解を深めたい知識」を持ち始めることでしょう。
このとき、たくさんのナレッジがデータベースに蓄積されていたとしても、それを素早く・正しく見つけ出す検索機能が無ければナレッジマネジメントできているとは言えません。

AIが検索語を学習すれば、より確実に正しい情報へアクセスできるようになります。スムーズに情報を見つけられるようになれば、ナレッジマネジメントも円滑に進むため、人工知能が搭載されている検索機能は選択肢に入れておきたいところです。

2. 人事評価システム

社内wikiに人事評価システムが搭載されていれば、プロジェクトへのアサインや部署移動の際にナレッジベースを役立てることができます。
社内wikiに投稿された各ナレッジを参照することで、誰がどのようなナレッジを持っているのか可視化できるようになるからです。

社内wikiに投稿された各ナレッジを参照することで、誰がどのようなナレッジを持っているのか可視化できるようになるからです。

こちらも企業によっては社内wikiに搭載したい機能だと言えるでしょう。

3. ナレッジ反映の承認機能

共有されたナレッジに間違いがある場合、社内に誤ったノウハウが浸透してしまいます。

したがって社内wikiには、ナレッジ反映の承認機能や役職ごとの権限付与機能が搭載されているべきです。社員ごとにナレッジ投稿権限を変更することで、社内wiki内に投稿されるナレッジの品質を担保できます。

代表 中村
いくら便利な機能が盛り込まれている社内wikiを導入したと言っても、ナレッジ共有フロー次第では思ったようにいかない場合もあります。
ナレッジマネジメントに成功するためにはナレッジ定義から共有までのフローを欠陥なく設計することも重要です。これから導入する社内wikiに当たりを付けた後は、それをどのように浸透させていくか検討しましょう。

本当におすすめできる社内wikiツール4選

以上に紹介した項目を参考に、本章では本当におすすめできる社内wikiツールを4つご紹介します。

  1. Qast
  2. DocBase
  3. Note PM
  4. flouu(フロー)

なお、本記事を執筆するにあたっては、上記と併せて合計16種類の社内wikiツールを調査しています。

【おすすめしなかった社内wiki名とその理由】
・esa(閲覧権限機能がない)
・Kibela(検索機能に課題、導入サポートが弱い)
・Qiita:Team(閲覧権限機能が弱い)
・Scrapbox(UIに課題)
・Notion(日本語非対応、機能が多すぎて使えない人がいる)
・Guru (日本語非対応)
・Confluence(一部日本語非対応)
・Dropbox Paper (日本語非対応)
・Crowi(オープンソース)
・Knowledge(オープンソース)
・DokuWiki(オープンソース)
・PukiWiki(オープンソース)

1. Qast

実際のUI
ツール名Qast
運営会社any株式会社
料金(最安値)600円
利用可能ユーザー数1人あたり
ストレージ最大50MBまでアップ可能
初期費用0円
トライアル無料プランあり
サービス連携Slack,MSteams
導入サポートナレッジコンサルタントによるサポート
エンタープライズプランのみ

Qastは社員のナレッジ投稿度合いに基づいて貢献度ランキングが表示される数少ない社内wikiツールのひとつです。

強力な検索機能はもちろん、各ナレッジの既読者を参照する機能やナレッジのフォルダ/タグ分け機能など、基本的な機能が搭載されています。

その中でも目を見張る機能が「匿名でも利用可能な質問機能」でしょう。社内wikiに投稿されていないナレッジに対して社員が匿名で質問できるため、企業が一丸となって運用改善に貢献できます。

Qastの実装機能

  • 本文検索機能、PDF/Wordファイル検索機能
  • 閲覧権限機能
  • ナレッジの既読人数と既読者参照機能
  • ナレッジのフォルダ分け
  • ナレッジのタグ付与/タグ分け
  • ナレッジ投稿スコアによる貢献度ランキング機能
  • 存在しないナレッジへの質問機能(匿名質問が可能)

2. DocBase

実際のUI
ツール名DocBase
運営会社kray
料金(最安値)900円
利用可能ユーザー数1人あたり
ストレージ3GB
初期費用0円
トライアル30日間
サービス連携Slack, Chatwork
導入サポートナレッジコンサルタントによるサポート
月900円のプランから

DocBaseは社内wikiツールに必要な情報を十分に持ち合わせつつ、「痒い所に手が届く」便利なマイナー機能も搭載しているツールです。

例えば作成したナレッジのピン止め機能や、編集履歴が全てフッター部分に常設されている点など、細部まで工夫が施されている印象でした。

ツール自体の動作も早く、サクサク動きます。全有料プランにナレッジコンサルタントによるサポートが付属しているため、初めてナレッジマネジメントに挑戦する企業におすすめの社内wikiツールです。

DocBaseの実装機能

  • 本文検索機能、PDF/Wordファイル検索機能
  • グループ、タグ、メンバーなど絞り込み機能
  • ナレッジのフォルダ分け/タグ分け
  • 同時編集、リアルタイムプレビュー機能
  • ナレッジの編集履歴確認機能
  • 記事の外部公開機能

3. Note PM

実際のUI
ツール名NotePM
運営会社株式会社プロジェクト・モード
料金(最安値)1000円
利用可能ユーザー数3人からプランに基づき
ストレージ5GB/1人
初期費用0円
トライアル30日間
サービス連携MSteams, Slack, Chatwork
導入サポートなし

NotePMはシンプルなUI設計かつ充実した機能性で国内人気が高い社内wikiです。

一番の魅力はマルチデバイスに対応していることでしょう。スマートフォンやタブレットからナレッジの閲覧・投稿ができるため、場所に縛られない運用を実現できます。

サービス連携なども充実している一方で、導入サポートがない点が残念です。ナレッジの定義や共有フローの策定は社内で協議するか、別にナレッジコンサルタントを雇う必要があります。

NotePMの実装機能

  • 本文検索機能、PDF/Wordファイル検索機能
  • ナレッジのフォルダ分け/タグ分け
  • 閲覧権限機能
  • ナレッジの既読者参照機能
  • 変更履歴の自動記録機能
  • マルチデバイスに対応(スマホ・タブレット)

4. flouu(フロー)

UI画面
ツール名flouu
運営会社プライズ株式会社
料金(最安値)500円
利用可能ユーザー数1人あたり
ストレージ
初期費用0円
トライアル14日
サービス連携Slack, Chatwork
導入サポート導入支援サービス
10万円から

flouuはGoogle Driveとの連携機能が実装されている点に魅力があります。

flouu内に保存されたファイルだけでなく、社用のGoogle Driveに保存されたファイルまで対象に検索できるため、導入もスムーズです。

しかしながら、肝心な検索精度はやや粗い印象です。検索キーワードを入力しても、検索結果に目当ての文書が表示されない場合がありました。

flouuの実装機能

  • 本文検索機能、PDF/Wordファイル検索機能
  • ナレッジのフォルダ分け/タグ分け
  • リアルタイム同時編集/リアルタイムチャット
  • 閲覧権限機能
  • Google Drive連携機能

社内wikiおすすめツールまとめ

本記事では社内wikiツールについて、ツール選びのポイントや、搭載しておきたい便利な機能を紹介した上で、本当におすすめできるツール社内wikiツールを4つご紹介しました。

【社内wiki選びのポイント】
・日本語に対応している
・わかりやすいUI
・強力な検索機能の搭載
・導入サポートの有無と料金プラン

日本には本当に多くの社内wikiツールがありますが、その機能性や使い心地はツールによって様々です。

どのツールにも無料トライアル期間が設定されているため、まずは気になる社内wikiツールをピックアップしてみて、そのあと使いやすかったツールベンダーに問い合わせてみましょう。なによりも、複数のツールを比較検討することが重要です。

【おすすめの社内wikiツール】
・Qast
・DocBase
・Note PM
・flouu(フロー)

弊社では人工知能型FAQシステムであるsAI Searchの検索機能を活用した社内wikiツールを開発中です。現在利用している社内wikiツールでは満足できていない方や、不十分な点がある方は、ぜひ弊社までお問い合わせください。

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